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Gestão Eficiente

Torne seus departamentos mais produtivos e Interligados para seus gestores, com informação Rápida e Segura: matéria-prima da gestão eficiente.

Tudo em única plataforma em tempo real.



Dúvidas Frequentes

O setor de RH de uma empresa é seguramente um dos departamentos que mais processa grandes fluxos de documentos, onde pode haver pequenas falhas no dia-a-dia causando grandes transtornos a longo prazo.

Algumas dicas simples podem ser utilizadas para aumentar a eficiência e simplificar a organização de documentos de RH como o conceito de paperless, Tempo de retenção e segurança

Leia o artigo completo em nosso blog

Imagine um escritório de contabilidade que armazena todos os seus documentos em mídia física, acumulando uma infinidade de documentos em armários e gavetas. Para essa empresa, encontrar qualquer documento pode se tornar um grande desafio e tomar um tempo precioso.

Já um outro escritório de contabilidade que modernizou a gestão de documentos consegue armazenar e gerenciar todas essas informações de forma digital. Em poucos cliques todos os documentos necessários já podem ser encontrados

Não é difícil de identificar qual desses escritórios de contabilidade consegue obter o melhor desempenho operacional, não é? Em meio as mudanças causadas pela modernização da contabilidade estão as possibilidades de otimizar a gestão de documentos

Mas você sabe quais são os diferenciais que o seu escritório de contabilidade pode explorar com a otimização da gestão de documentos? Os principais deles são o aumento da produtividade, Segurança da informação e Satisfação do cliente

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O agronegócio precisa lidar adequadamente com diversas informações sigilosas que envolvem suas operações internas, obrigações fiscais informações bancárias, dados de clientes e fornecedores, entre outras. Qualquer complicação nesses processos pode gerar consequências negativas que impactam nos resultados alcançados.

Para atincir esse resultado, adote boas práticas e oriente sua equipe, otimize a comunicação interna e migre o armazenamento dos documentos para o formato digital

Leia o artigo completo em nosso blog

Com o MegaGED, o administrador tem a sua disposição a funcionalidade de auditoria, onde as ações que são tomadas pelos os usuários em cada documento possuem uma rastreabilidade muito segura.

Os documentos que são armazenados no MegaGED ficam guardados em uma nuvem nos servidores da Google Cloud, que traz aos usuários uma segurança e agilidade para acessá-los de qualquer dispositivo eletrônico.

No MegaGED o usuário possui uma central de notificações, onde documentos que estão com prazo de vencimento se aproximando geram um aviso, podendo também serem enviados por e-mail para que o usuário possa tomar decisões com muito mais agilidade e confiança.

O MegaGED possui diversas funcionalidades que a diferencia das outras ferramentas de armazenamento em nuvem, uma delas e a indexação. Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade, esses campos se tornam pesquisáveis na hora de localizar os documentos, tornando a busca mais simples com uma agilidade ainda mais eficiente.

O MegaGED é um software onde os parâmetros quem cria é o próprio usuário, uma das funções que pode trazer uma maior segurança nesse tipo de situação é a criação de pastas. Onde o usuário tem a opção de criar quantas pastas ou subpastas forem necessárias para moldar o organograma de sua empresa e com isso tem a opção de criar níveis de acesso para cada uma delas, sendo assim, os departamentos irão enxergar apenas documentos que estão dentro das pastas que eles tem permissão.

Os usuários do MegaGED possuem uma segurança de acesso muito restrita, onde o administrador poderá limitar o acesso ao MegaGED por uma faixa de horário que poderá ser limitada a um determinado grupo de usuário ou ainda se o usuário tiver um horário específico ele poderá restringir seu acesso através dessa funcionalidade.

A segurança de acesso é muito importante no MegaGED, criamos algumas funcionalidades que ajuda a controlar isso, outra funcionalidade que o MegaGED disponibiliza aos seus usuários é a restrição de acesso por IP, onde o administrador da licença tem a possibilidade de restringir o acesso no MegaGED através de uma faixa de IP ou ainda tem a possibilidade de liberar o acesso também por uma faixa de IP. O Controle e a segurança nos acessos está garantido com essa funcionalidade.

O usuário MegaGED possui algumas formas de compartilhar arquivos. É possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.

Os usuários do MegaGED têm a possibilidade de realizar o versionamento dos documentos, sendo assim, será possível armazenar e visualizar as diversas versões de mesmo documento, tendo a opção de restaurar uma versão anterior quando houver essa necessidade, tendo uma maior rastreabilidade de toda as edições do mesmo documento.

O usuário MegaGED tem uma experiência de busca muito simples e intuitiva, uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento, isto é, a quem este pertence. Com poucos cliques o usuário localizará o documento com uma maior agilidade e eficiência.

Os arquivos XML poderão ser importados para o MegaGED através de um importador do arquivo. O MegaGED desenvolveu uma funcionalidade onde o usuário poderá inserir um lote de arquivos XML, e as informações chaves serão automaticamente indexadas no arquivo, trazendo uma agilidade para o usuário.

O arquivo XML ficará armazenado na pasta que o usuário indicou, e quando houver a necessidade poderá ser visualizada em formato de danfe(PDF).

O usuário tem a possibilidade de criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos. Trazendo assim, uma maior agilidade e eficiência na tomada de decisões.

É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros. Assim o usuário vai visualizar apenas o que lhe foi dado permissão, trazendo uma maior segurança no acesso das informações.

O usuário MegaGED tem um recurso que lhe permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.

O software disponibiliza alguns tipos de relatório aos usuários, trazendo uma maior rastreabilidade e controle nas informações geradas pelo o MegaGED, todos os relatórios gerados, podem ser exportados para um formato em PDF ou ainda para uma planilha .csv.

A ferramenta possui um módulo para digitalizar através do navegador dos scanners local ou rede. Trazendo uma maior agilidade para o usuário.



Como o GED Pode ajudar meu negócio?

Contabilidade

Sabemos da necessidade de manter os documentos contábeis de forma fácil e rápida a ser encontrada, organizada para seus clientes, e o quanto o tempo impacta no resultado de processos, o MegaGED pode auxiliar na organização do arquivo, personalizar e automatizar o processo de recebimento da documentação necessária de seus clientes e reduzir o número de colaboradores necessários para atividades que não são a atividade fim de empresas contábeis.

Direito

Organizar e accesar todas as documentações de cada cliente, assim como particionar os arquivos necessários de processos eletrônicos pode ser um problema que custa tempo e dinheiro a seu escritório, o MegaGED pode auxiliar na automatização de recebimento de arquivos digitais, assim como a quebra de arquivos PDF para o envio como processos eletrônicos.

Indústria

Na indústria o MegaGED pode auxiliar com a documentação da produção, RH, Setores de Fornecimento, transporte e notas fiscais, de forma a manter controle sobre o processo com os fluxos documentais automatizando como a documentação é vista pela empresa por quem importa apenas os documentos que importam.

Imobiliário

A automatização de processos de aluguel, venda, compra, ou mesmo gerenciamento de condomínios, gera uma quantia de documentação imensa que deve ser controlada de forma eficiente, o MegaGED ajuda reduzindo a quantia de tempo necessário para encontrar as documentações para cada etapa, cliente ou processo, reduzindo o esforço, numero de colaboradores necessários.

Revenda Automotiva

A alta quantia de documentações obrigatórias em revendas, assim como a necessidade dos mesmos em partes específicas da negociação, torna o MegaGED a ferramenta ideal para auxiliar nas negociações, dando a oportunidade de sua empresa focar no que realmente importa, fechar contratos de vendas, já que o MegaGED ajuda a se obter o controle e automatizar o fluxo dessa documentação em cada etapa, tento sempre os documentos que importam de forma agil e eficiente.

Agronegócio

Torne seus departamentos mais produtivos e interligados para seus gestores, onde a informação rápido e segura é a matéria prima de uma gestão eficiente.
Com o MegaGED é possível. Obtenha controle total na rastreabilidade de seus documentos. Caso queira saber outras vantagens do uso do MegaGED no agronegócio, veja nossos artigos sobre o assunto