Afinal, o que é a Gestão Eletrônica de Documentos?

Você sabe quanto tempo leva para encontrar um documento de alguns anos atrás na sua empresa? E como está o gerenciamento dos espaços de armazenamento de informações na sua organização? A ideia de procurar folhas de pagamento, notas fiscais, planilhas, dossiês, o assusta um pouco? Então a sua empresa precisa saber o que é a Gestão Eletrônica de Documentos.

Talvez muitos não se deem conta, mas grandes organizações perdem um bom tempo só à procura de papéis. Pesquisas revelam que grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e gestores em média, passam cerca de 4 semanas por ano só buscando pastas e papeis. Tudo isso porque há uma gestão ineficiente de documentos nas empresas.

Em 2013, foram gerados 2,5 bilhões de gigabytes de informações por dia. Já em 2014, esse número chegou a 5 bilhões de gigabytes a cada 10 minutos. É um número expressamente grande. E foi pensando em otimizar processos, gerenciar fluxos e reduzir custos que foi criado o MegaGED.

Mas, afinal, o que é GED?

GED (Gestão Eletrônica de Documentos) significa tornar as informações disponíveis, de forma totalmente eficiente, para que o usuário possa usar e recuperar documentos por meio eletrônico.

O objetivo do MegaGED é processar, organizar e monitorar o fluxo dos documentos físicos e digitais em diferentes formatos. O sistema digitaliza e arquiva documentos, em um processo simples e acessível. Assim, todos os documentos da empresa estarão ao alcance em poucos segundos. Com o GED, se acaba com a desorganização e a perda de tempo, além de reduzir custos e o uso do espaço físico no dia a dia de trabalho.

Qual a diferença entre o sistema tradicional e o MegaGED?

Os processos tradicionais de armazenamento de documentos são lentos. Além de perder tempo para localizar as informações, você não tem a segurança sobre quem está acessando e o que está sendo acessado. O risco de ocorrer algum problema como perda ou extravio de documentos é maior.

Já os processos eletrônicos com o MegaGED ganham na velocidade. Os usuários só terão acesso ao que for permitido e o sistema registra acessos e ações dos usuários em relação a cada documento. As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo, e há a segurança em caso de sinistro.

E quais as funcionalidades do MegaGED?

O MegaGED tem a capacidade de automatizar tarefas manuais e desempenhá-las com mais agilidade e segurança. Ele pode atuar em vários segmentos, como indústria, varejo, comércio, advocacia, automotivo e contabilidade. Veja os detalhes sobre as funcionalidades do MegaGED:

Indexação – para cada documento é possível criar vários campos de indexação, como por exemplo, datas para ajudar em documentos com validade.

OCR Full – permite tornar o documento pesquisável: é possível realizar buscas no corpo do documento.

Tipo documental – é possível criar vários tipos de documentos, o que ajuda na classificação e organização de cada material, e torna a pesquisa mais simples e rápida.

E-mail – o recurso permite que, ao localizar qualquer documento, possa-se anexá-lo ao e-mail com apenas um clique, sem precisar abrir uma nova mensagem e fazer download do arquivo para enviar.

Busca – mais simples e intuitiva: usuário pode buscar por data de validade, tipo do documento ou proprietário do documento.

Workflow – pode-se criar fluxos documentais para automatizar processos, quando é necessária a aprovação do documento por determinado setor, por exemplo.

Pastas – com as pastas, é possível definir níveis de permissões para cada usuário e restringir os acessos

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