Saiba por quanto tempo guardar cada documento na sua empresa

Saiba por quanto tempo guardar cada documento na sua empresa

Você sabe por quanto tempo guardar cada documento em sua empresa? Guarda a papelada de muitos anos atrás na sua empresa e não sabe quando pode se desfazer deles? Ou, ao contrário, quer jogar fora aqueles documentos do ano passado pra não ficar acumulando material? Na verdade, é aí que está o perigo.

O pior risco é quando as organizações não sabem por quanto tempo guardar os documentos na sua empresa e ignoram a necessidade de deixar eles armazenados pelo prazo determinado. Um dos maiores riscos que podem correr é ter de um dia arcar mais uma vez com as contas pagas, já que é necessário sempre ter uma maneira de comprovar o pagamento de suas contas. Se não tem como comprovar, o empresário é obrigado a pagar novamente o tributo, e ainda com uma multa de até 20% do valor devido.

Há documentos em que os departamentos de contabilidade de empresa precisam ter a guarda quase que vitalícia. No livro Imposto de Renda das Empresas – Interpretação e Prática, do auditor fiscal da receita federal Hirome Higuchi, ele explica:

Os livros, fichas e documentos deverão ser mantidos pelo contribuinte até que o direito de a Fazenda Pública proceder ao lançamento do imposto tenha sido atingido, pela decadência. O direito de proceder ao lançamento do imposto de renda, de acordo com o artigo 173 do CNT (Código Nacional Tributário) extingue-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado

O imposto de renda, por exemplo, precisa ser guardado seis anos após a escrituração. O mesmo vale para o IPTU e o IPVA. Já para comprovantes de contas de água, luz ou telefone, o prazo é de 90 dias, e cinco anos por precaução.
Para que você esteja preparado e guarde adequadamente os documentos respeitando os seus prazos, preparamos uma lista com os documentos e o respectivo tempo de guarda de cada material. Confira abaixo quanto tempo guardar cada documento:

Tempo de guarda dos documentos

3 anos:
CAGED
CIPA – Folhas de Votação

5 anos:
Contas de água, luz e telefone
IPI / ISSQN / ITR / IPTU / IPVA / ITBI
Nota Fiscal (Fornecedor, Imobilizado e Venda de Imobilizado)
Comunicação de Dispensa de empregado
Contribuição Sindical
DIRF
Relatórios de Acidentes do Trabalho
Damef (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)

10 anos:
Cofins
Atestado médico de gestante
Ficha de salário maternidade
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)
PIS – Recolhimento
Nota fiscal de saída
RAIS
Convênio Salário Educação

30 anos:
Documentos relativos ao FGTS

Prazo indeterminado:
Há documentos que, mesmo não tendo previsão legal, é importante que sejam mantidos pela empresa por tempo indeterminado, como a folha de pagamento dos colaboradores, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro dos empregados

Para que você não se perca no meio de todos esses documentos, é interessante cogitar a possibilidade de contar com serviços de gestão eletrônica de documentos. Assim fica mais fácil de você gerir e controlar toda a papelada da sua empresa.

Clique aqui para ver a temporalidade de outros documentos.

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