O impacto da percepção de usuários em ECMs

Enterprise Content Management (ECM), ou como é conhecido em português por gestão eletrônica de conteúdo (GED) é uma maneira integrada de gerenciar as informações que estão desestruturadas, como documentos, emails, paginas, portais e outros tipos de documentações, sejam elas atualmente físicas ou digitais. Sistemas de ECM potencialmente alavancam o repositório de conhecimento para prevenir excesso de informações, assim como possibilitar melhores processos de decisão, eficácia aumentada com compartilhamento rico de informações e colaboração, controle de acesso, baixo custo de publicação e armazenamento online e reusabilidade de conteúdo para diferentes processos.

Porém esses benefícios dependem de uma taxonomia corporativa e metadados apropriados no repositório. A percepção dos usuários em sistemas de ECM / GED é importante pois são eles que determinam o uso e aceitação real de um sistema de ECM, estudos indicam a importância de engajamento cognitivo com a tecnologia.

 

Mas afinal como essa perspectiva documental afeta e da insights no processo e quais são os resultados disso?

 

Pesquisadores de sistemas ECM recomendam levar em consideração as percepções de usuários, por isso ECMs devem ser avaliados de acordo com sua utilidade em suas percepções pois sem a aceitação e uso de forma adequada, a entrega e melhoria de processos da implementação, se torna inadequada e lenta, a produção de taxonomia e metadados impropria, tendo em alguns casos até impacto negativo em tempo e eficiência do processo.

A fase de captura e criação do conteúdo, assim como a fase de guarda e organização preparam os documentos para o processamento e entrega, e assim como a manutenção do sistema. No estudo linkado é nesse engajamento cognitivo, facilidade de uso e intenção comportamental e como eles afetam a eficácia, desta fase do processo.

O modelo (TAM) que propõe a aceitação de uma nova tecnologia mostra que quando a aceitação e facilidade de uso são desconsideradas, o impacto negativo afeta diretamente os processos e o comportamento sobre aquela tecnologia.

Centenas de estudos comprovaram o modelo TAM, e a não diluição mesmo com outras variáveis inclusas no contexto. Esses resultados surpreendentes podem ser específicos para esse contexto ou as amostragens dos respondentes, já que os mesmos possuem no geral um perfil mais técnico que os usuários médios.

 

Além disso nossas percepções documentais, provem insights de estruturação de conteúdo por metadados e taxonomia. A interpretação do estudo é que essas melhorias durante o processo de ECM, foram ao menos em parte causados pelo engajamento cognitivo e tiveram um impacto positivo no mesmo, melhorando seu desempenho em suas atividades. Esses usuários foram capazes de encontrar documentos e multimídia de forma muito mais eficiente em atendimento ao cliente, ou a outros colaboradores dentro das empresas.

 

Link para o artigo original

https://pdfs.semanticscholar.org/ced3/32bc3c31adf2122077d9cffcdacd038b162b.pdf

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