7 beneficios da gestão eletrônica de documentos

7 benefícios da gestão eletrônica de documentos

Você já conhece os benefícios da gestão eletrônica de documentos para o seu escritório de contabilidade? A incorporação de soluções digitais para facilitar as operações do dia a dia pode ser muito vantajosa de diversas maneiras diferentes – afetando o desempenho da empresa no mercado.

Em vez de perder tempo gerenciando uma infinidade de documentos de forma manual, é possível automatizar diversos processos e aumentar a produtividade de todo o escritório. A gestão eletrônica de documentos gera impactos positivos que podem levar a grandes saltos na performance do escritório.

Quer entender melhor quais são os benefícios da gestão eletrônica de documentos? Então acompanhe ao longo deste artigo.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é feita através de um sistema digital que fica responsável pelo armazenamento e gerenciamento dos documentos que passam pelo seu escritório de contabilidade. Dentro dessa plataforma é possível visualizar, alterar e gerenciar arquivos digitais em diferentes formatos.

Por muito tempo esse armazenamento era realizado apenas de forma física – com documentos impressos guardados em armários e gavetas. Com a popularização dos computadores, foi possível migrar esse armazenamento para os HDs, mas era necessário acessar as informações somente através do dispositivo em que os dados estivessem salvos.

A gestão eletrônica de documentos surgiu para revolucionar essas rotinas. Todas as informações ficam salvas na nuvem e podem ser acessadas facilmente pelas pessoas autorizadas. Dessa forma, toda a sua equipe pode ter acesso aos documentos necessários no dia a dia de trabalho.

7 benefícios da gestão eletrônica de documentos

A implementação da gestão eletrônica de documentos produz vários benefícios importantes para o seu escritório de contabilidade. Veja quais são os principais deles:

1. Backups confiáveis

Você já perdeu arquivos importantes porque não havia feito um backup? Essa é uma situação muito comum que gera muitos prejuízos, não é? Um sistema de gestão eletrônica de documentos consegue facilitar e automatizar o processo de cópias de backup. Dessa forma, você garante que sua empresa estará sempre preparada contra imprevistos.

2. Maior segurança e controle

Os documentos trabalhados pela contabilidade são extremamente sensíveis, certo? Ter a segurança adequada e controle sobre quem pode recuperar suas informações é fundamental. Porém, alcançar o controle através de um papel manual ou sistema de arquivamento é extremamente desafiador.

Ao mover seus dados para a nuvem com um sistema de gestão eletrônica de documentos você pode definir permissões para cada documento, pasta ou dispositivo  – além de identificar claramente quem recuperou quais documentos e quando.

3. Colaboração facilitada

A capacidade de criar e implementar fluxos de trabalho de suas informações melhora muito a colaboração interna e externa. Por exemplo, um funcionário ou gerente pode identificar onde um arquivo está no processo de aprovação a qualquer momento.

4. Melhoria na pontualidade

As equipes que trabalham em um escritório ou em locais remotos podem obter acesso instantâneo à documentação de que precisam. Ser capaz de procurar um arquivo ou documento a partir de seu computador, em vez de cavar manualmente através de um fichário, economiza tempo. Além disso, como os documentos agora são eletrônicos, eles podem ser vistos por muitas pessoas ao mesmo tempo.

5. Redução de custos

O gerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem ser muito trabalhosos e, portanto, caros. O processamento, o armazenamento e a recuperação de registros arquivados podem ser significativamente melhorados ao mudar para ambientes eletrônicos – gerando uma redução de custos.

6. Informações sempre atualizadas

Ser capaz de procurar um documento ou arquivo específico rapidamente permite que os usuários identifiquem qual é a versão mais atual desse documento. Conseguir ver claramente quando a informação foi atualizada pela última vez proporciona grandes benefícios aos usuários – que conseguem usar o registro mais recente.

7. Aumento da eficiência no gerenciamento de arquivos

A gestão eletrônica de documentos também oferece grandes melhorias de produtividade para sua equipe. Toda a rotina do escritório se torna mais ágil e eficiente com a possibilidade de acessar rapidamente todas as informações na tela do computador – sem a necessidade de reimprimir várias cópias ou importar as informações várias vezes para o sistema.

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