Os perigos da falha na gestão de documentos contabeis

Os perigos da falha na gestão de documentos contábeis

Quais os perigos da falha na gestão de documentos contábeis?A gestão de documentos contábeis é uma das rotinas determinantes para o sucesso de um escritório contábil. Com um grande fluxo de informações de dezenas de clientes, é essencial garantir que todos os documentos estejam seguros e possam ser facilmente acessados.

Em um mercado tão acirrado, qualquer vantagem em relação aos concorrentes se transforma em um grande diferencial competitivo. Se você consegue agilizar o atendimento ao cliente com a otimização da gestão documental, essa pode ser uma das vantagens do seu negócio no mercado.

Por outro lado, as falhas na gestão de documentos na contabilidade geram vários perigos que podem comprometer o sucesso do seu escritório. Ao longo deste artigo vamos destacar os principais desses perigos.

Os principais perigos da falha na gestão de documentos na contabilidade

Um escritório que domina a gestão de documentos na contabilidade consegue obter diversas vantagens – que incluem o aumento da produtividade, segurança, redução de custos e entrega de satisfação para o cliente. Por outro lado, as complicações no momento de gerenciar os documentos geram consequências negativas e afetam profundamente o negócio.

Para que você fique atento e consiga fugir desses aspectos negativos, confira os principais perigos da falha na gestão de documentos na contabilidade:

Perda de tempo nas atividades operacionais

Imagine que os funcionários do seu escritório tenham que parar frequentemente as suas atividades para localizar documentos. Cada uma dessas pausas gera uma pequena perda na produtividade de todo o escritório – causando um grande impacto ao longo de vários dias.

Quanto mais acessíveis estão as informações necessárias no dia a dia de trabalho, melhor é o funcionamento do fluxo de operações. Uma boa gestão de documentos na contabilidade garante que os documentos sejam acessados de forma rápida e precisa.

Grandes riscos de erros e falhas

A contabilidade trabalha com informações sigilosas e delicadas. Qualquer pequeno erro pode causar graves consequência – que podem incluir a perda de prazos, multas e outras penalidades impostas pelo poder público.

Parte do sucesso das atividades está em ter acesso a informações precisas e atualizadas. Isso se torna muito difícil quando existe uma falha na gestão de documentos na contabilidade. Nesses casos, aumentam as chances de erros e falhas.

Problemas de segurança

Imagine que vários documentos sejam armazenados somente em mídia física e o seu escritório passe por um problema de inundamento. Ou então que os arquivos que estão armazenados em um HD externo sejam corrompidos e não existe um backup.

Esses são alguns problemas que colocam em risco a segurança das informações e podem ser contornados com uma gestão de documentos eficiente. Ao usar uma plataforma digital com armazenamento na nuvem você consegue aumentar drasticamente o nível de segurança – com a possibilidade de regular os níveis de acesso às informações.

Elevação dos custos

Qualquer atividade mal administrada consome mais recursos do que o necessário, certo? Isso vale para rotinas operacionais, contratação de funcionários, atendimento ao cliente, gestão de estoques, entre várias outras.

Com a gestão de documentos na contabilidade isso não é diferente. Uma empresa com problemas em administrar adequadamente os seus documentos enfrenta um aumento nos custos com impressões, com softwares ineficientes ou simplesmente resolvendo as complicações que surgem.

Comprometimento do espaço físico

O seu escritório de contabilidade ainda possui vários armários e gavetas repletos de documentos? Toda essa papelada ocupa um grande espaço físico dentro de uma sala comercial, não é? Com a possibilidade de eliminar essa forma de armazenamento é possível melhorar o layout do escritório.

Uma gestão eficiente de documentos na contabilidade inclui a migração do armazenamento para meios digitais. Dessa forma, você elimina o armazenamento físico e acaba com as confusões de documentos armazenados em diversos pendrives e HDs externos. Todas as informações ficam organizadas na nuvem.

Má reputação do escritório no mercado

Além dos impactos negativos nas operações internas, a falha na gestão de documentos na contabilidade também pode afetar a reputação do escritório no mercado. Clientes insatisfeitos ou situações envolvendo a perda de informações podem criar uma imagem negativa entre o público.

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