plataforma de gestão documental em uma revenda de carros

6 vantagens de uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros

Você já conhece os benefícios de uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros? Com o avanço da tecnologia para a gestão empresarial, várias atividades passaram a ser automatizadas para diminuir custos e aumentar a produtividade. Entre essas atividades está o gerenciamento dos documentos que circulam pelo seu negócio.

Para uma revenda de carros é muito importante lidar adequadamente com a documentação dos veículos, dados de clientes e informações internas, certo? Qualquer problema nessa rotina pode afetar o desempenho operacional, causar a insatisfação dos clientes ou implicar em penalidades do poder público.

Usar uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros pode ajudá-lo a evitar todos esses problemas. Confira neste artigo 6 vantagens dessa solução digital.

Quais são as vantagens de uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros?

1. Centralização da documentação

Ao usar uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros, todos os seus documentos são armazenados no mesmo local. Documentação de fornecedores, documentos dos veículos, contratos, dados de clientes, formulários internos: todos os documentos ficam arquivados são online e organizados.

Além disso, você pode usar um sistema de classificação dos documentos para executar vários métodos de organização simultaneamente – como um agrupamento por fornecedores ou um agrupamento por veículos. Melhor ainda, você pode procurar diretamente por um documento específico e encontrá-lo rapidamente graças aos sistemas de filtragem e pesquisa de texto. Uma tarefa que levaria vários minutos é feita em poucos segundos.

2. Incentivo à colaboração

Várias das atividades desenvolvidas por uma revenda de veículos envolvem a colaboração entre os funcionários – e muitas delas estão relacionadas com a troca de informações. Ao usar uma plataforma de gestão documental, você pode compartilhar e trabalhar facilmente com outros colegas ao mesmo tempo. Todo esse processo acontece através de um sistema de armazenamento na nuvem.

Um sistema digital também deixa de lado todos os possíveis erros, exibindo apenas a versão mais recente de cada documento e arquivando automaticamente todas as outras variantes. Ao fazer isso, você e seus colegas sempre terão os dados certos, prontos para compartilhar a qualquer momento.

3. Automação de processos

Alguns documentos usados pelas empresas estão disponíveis apenas por um período de tempo definido e precisam ser atualizados regularmente. O sistema de gerenciamento de documentos permite que você automatize parte deste pedido de documento.

Na verdade, você tem a possibilidade de definir prazos e automaticamente lembrá-lo quando precisar solicitar a versão mais recente de um documento (ou mesmo solicitar diretamente o documento para você). Isso ajuda você a economizar tempo e estar sempre pronto para atender às demandas necessárias no dia a dia.

4. Aumento da segurança

A segurança é um tema importante quando se fala em gerenciamento de documentos. Os dados sensíveis precisam estar bem protegidos a qualquer momento por intrusos e colaboradores que não devem ter acesso a eles.

Uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros oferece um controle de acesso que pode ser personalizado. Cada usuário tem acesso aos dados e documentos que precisa, mas não mais do que isso. O administrador pode gerenciar todos esses acessos e decidir se o documento pode ser visualizado, editado ou invisível para esse usuário.

Além disso, os sistemas de rastreamento permitem que o administrador veja o histórico completo de cada dados e documentos e saiba quem visualizou ou modificou esses documentos. Seus documentos e dados nunca foram tão seguros!

5. Backup de dados

O gerenciamento de documentos em papel tem várias falhas importantes: pode facilmente ocupar muito espaço e infelizmente pode ser destruído por incêndios ou inundações. O gerenciamento de documentos digitais oferece a você um backup de dados para que você esteja sempre preparado para lidar com imprevistos. Além disso, ainda ajuda a economizar espaço no escritório.

6. Satisfação do cliente

Uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros também contribui com a satisfação do cliente. Com mais agilidade em gerenciar os documentos, os atendimentos se tornam mais ágeis e eficientes – melhorando a experiência entregue pela empresa.

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