Qual a importância da gestão documental

Qual a importância da gestão documental

Você já parou para refletir sobre a importância da gestão documental? Imagine que você esteja sentado em sua mesa quando, de repente, um e-mail urgente é enviado por um cliente. Ele está solicitando a versão mais recente de um documento. Porém, depois de procurar nos locais prováveis, você não consegue encontrar o documento que você procura. O pânico se instala e você não sabe como explicar a situação para esse cliente.

Essa é uma situação muito comum nas empresas brasileiras. Não só em relação a documentos de clientes, mas também na gestão da documentação usada internamente. Armazenar e gerenciar um grande volume de documentos diferentes – com vários funcionários retirando e guardando novamente os arquivos diversas vezes ao dia – torna muito difícil a gestão documental.

Grande parte das empresas estão focadas em outras áreas do negócio e deixam a gestão documental de lado. Porém, isso pode custar caro em longo prazo – com consequência que incluem queda na produtividade, aumento de despesas e insatisfação de clientes.

Por outro lado, uma boa gestão documental permite que as organizações armazenem e rastreiem todos os seus documentos em um local central. Para tornar esse processo ainda mais eficiente, é cada vez mais explorada a tecnologia – com softwares de gestão eletrônica de documentos.

Quer entender melhor toda a importância da gestão documental para a sua empresa? Então confira logo a seguir.

Por que a gestão documental é tão importante?

1. Melhoria da colaboração e comunicação

Uma gestão documental eficiente promove uma colaboração mais rápida e fácil entre os funcionários. Ao usar uma ferramenta digital para armazenamento e gerenciamento da documentação, os funcionários passam a ter a capacidade de acessar documentos rapidamente e compartilhá-los por meio de um espaço de trabalho online – criando a possibilidade de que os usuários trabalhem juntos no mesmo projeto, sem problemas.

2. Redução de falhas e erros

Uma empresa que não possui processos bem definidos para gerenciar os seus documentos pode enfrentar muitos problemas no dia a dia do trabalho – principalmente com o extravio de documentos e difícil acesso às informações. Por outro lado, uma gestão documental bem planejada pode resolver essas falhas e erros.

3. Diminuição de despesas

Já ouviu o ditado “tempo é dinheiro”? A dificuldade no arquivamento e localização de documentos custa à organização em horas de trabalho e aumenta as chances de falha no processamento das informações.

Com todos esses documentos organizados e arquivados, fica muito mais fácil e rápido localizar as informações certas. Em uma plataforma digital de gestão documental, é possível encontrar qualquer documento com apenas alguns cliques do mouse. Toda essa agilidade ajuda a diminuir custos operacionais.

4. Aumento da produtividade

Carregar, editar, buscar e compartilhar documentos leva metade do tempo com um sistema de gerenciamento de documentos. Por isso, permite que os funcionários sejam mais produtivos e mais eficientes.

O tempo gasto pesquisando documentos através de vários gabinetes diferentes agora pode ser usado para fazer mais trabalho. Ou seja, uma gestão documental baseada em uma plataforma digital permite que a empresa armazene todos os seus documentos e dados em um local organizado. E todos esses dados podem ser acessados através de qualquer dispositivo móvel com permissão.

5. Armazenamento até a data necessária

Você possui vários documentos antigos armazenados há muitos anos sem necessidade alguma nos armários e gavetas da sua empresa? Com o receio de descartar documentos que ainda serão necessários, muitos gestores acabam vivendo essa situação – tornando ainda mais complicado gerenciar os seus documentos em meio a uma infinidade de outras informações.

Uma gestão documental envolve um bom planejamento para definir o prazo de armazenamento de cada documento armazenado. Dessa forma, será possível descartar os documentos que não são mais necessários para a empresa e nem para a fiscalização. Em uma plataforma digital, é possível até mesmo automatizar esse controle e receber notificações no momento de descartar documentos.

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