O papel da gestão documental na segurança das informações

O papel da gestão documental na segurança das informações

Você já refletiu sobre o papel da gestão documental na segurança das informações na sua empresa? A segurança dos dados e documentos da sua organização é hoje uma questão mais importante do que nunca. Não é incomum vermos notícias sobre uma violação de segurança de dados confidenciais em uma grande empresa ou agência. Quando isso acontece, não apenas prejudica gravemente a reputação da organização envolvida, mas também reduz a confiança em sua capacidade de conduzir seus negócios e pode gerar consequências legais.

Claramente, garantir que as preocupações de segurança cruciais sejam bem compreendidas e gerenciadas adequadamente é de extrema importância. No entanto, muitas pequenas e médias empresas podem ter apenas uma compreensão básica sobre os procedimentos de gerenciamento eficiente dos seus documentos.

Neste artigo entenderemos melhor qual é o papel da gestão de documentos na segurança das informações. Acompanhe.

Qual é o papel da gestão de documentos na segurança das informações?

O papel da gestão de documentos na segurança das informações é de grande importância para qualquer negócio. Mais do que garantir que as informações fiquem seguras, esses processos ainda contribuem para aumentar a produtividade e reduzir os custos.

Separamos os principais aspectos que demonstram o papel de importância da gestão de documentos na segurança das informações:

Conformidade legal

Todas as empresas que lidam com informações confidenciais devem estar cientes das leis e normas de privacidade que dizem respeito à sua indústria. Proteger as informações é importante, mas há também regulamentos sobre quanto tempo certas informações devem ser mantidas nos arquivos. Existem penalidades e multas por não cumprimento.

Política no local de trabalho

A gestão de documentos na segurança das informações inclui a criação de uma Política de Segurança de Informações, com suporte para toda a empresa. Isso inclui a definição de normas que devem ser seguidas por todos os funcionários no gerenciamento de dados e documentos – reduzindo as vulnerabilidades.

Controle do acesso à informação

Todos os documentos devem ser revisados e classificados quanto à sensibilidade das informações que eles contêm. Após isso, é possível definir um limite para garantir o acesso apenas ao pessoal que precisa das informações para realizar seu trabalho.

Além disso, a sua empresa também pode considerar fazer acordos de confidencialidade com fornecedores, parceiros e funcionários. Essas são medidas que contribuem na diminuição dos riscos para qualquer organização.

Gestão do prazo documental

A segurança da informação inclui o armazenamento dos documentos pelo prazo mínimo necessário e seu descarte após esse prazo. Por isso, a gestão de documentos pode criar processos para rotular claramente os documentos pelas informações que eles contêm, por quanto tempo eles precisam ser mantidos no arquivo e a data em que os documentos podem ser destruídos.

O impacto da tecnologia nesse processo

O papel da gestão de documentos na segurança das informações se torna ainda mais evidente quando falamos sobre uma gestão digital dessas informações. Com o uso de sistemas voltados para armazenamento e gerenciamento dos documentos é possível ter ainda mais benefícios:

Necessidade reduzida de e-mail

Quando se trata da transferência de documentos grandes e confidenciais, particularmente por e-mail, isso pode representar um risco de segurança significativo para qualquer negócio. Apesar de ser uma ferramenta de negócios fantástica, o e-mail é um dos muitos pontos fracos para as organizações, já que os e-mails em trânsito podem ser um ponto de entrada mais fácil para hackers e interceptadores.

Os sistemas de gerenciamento de documentos reduzem a necessidade de distribuir arquivos por e-mail, pois permitem que os usuários compartilhem diretamente da interface do sistema. Isso também pode reduzir o risco de incluir acidentalmente indivíduos em e-mails confidenciais.

Colaboração

Trabalhar de forma colaborativa em documentos com outras pessoas, interna ou externamente, é necessário em diversos casos. No entanto, não é tarefa fácil quando se trata de manter-se atualizado com o fluxo de documentos.

Sistemas de gerenciamento de documentos podem facilitar a criação, revisão e aprovação de documentos, dando aos usuários visibilidade de onde os documentos estão atualmente em um ciclo de vida. Esse é um recurso de segurança importante quando se trata da reputação do seu negócio, pois ele pode impedir que a documentação mal identificada, incompleta, imprecisa e não aprovada chegue aos clientes.

Backup

Os sistemas de gerenciamento de documentos podem impedir a perda de dados dentro do sistema movendo documentos para pastas de armazenamento principais e de backup que nunca são mantidas dentro do banco de dados de uma organização. Assim como o processo de backup convencional de salvar documentos duplicados em locais separados, as soluções digitais fazem isso automaticamente – removendo o risco de erro humano.

Permissões de Acesso

Os sistemas de gerenciamento de documentos permitem que os administradores configurem as permissões do sistema de acordo com cada documento (ou grupo de documentos), o que significa que somente pessoal autorizado tem acesso a arquivos e documentos do sistema. Isso evita que dados confidenciais caiam nas mãos erradas e reduz significativamente o risco de violações de dados.

Você já conhecia o papel da gestão de documentos na segurança das informações? Como você lida com essa rotina na sua empresa? Deixe o seu comentário.

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