Quanto tempo você perde para gerenciar seus documentos?

Quanto tempo você perde para gerenciar seus documentos?

Você já reparou quanto tempo você perde para gerenciar seus documentos? Não importa qual seja a profissão – policial, médico, funcionário público, professor de escola ou gerente financeiro – pergunte a qualquer funcionário quanto tempo ele gasta em suas tarefas principais e compare com o tempo usado na gestão de documentos. As respostas podem surpreendê-lo.

Embora nem mesmo o trabalhador mais eficiente no escritório mais eficiente gaste 100% de seu tempo em suas tarefas principais, existem maneiras eficazes de aumentar a taxa de produtividade. Reduzir a papelada é uma das melhores maneiras de colocar isso em prática. Além disso, menos papelada geralmente melhora o moral dos funcionários. E os funcionários mais felizes são mais produtivos e as tarefas administrativas mais simplificadas levam menos tempo para serem concluídas.

Mas, então, quanto tempo você perde para gerenciar os documentos da sua empresa? Confira ao longo deste artigo.

Qual é o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa?

Apesar de consumir um tempo precioso dos funcionários, muitos gestores não conseguem identificar o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa. Geralmente, isso ocorre porque os processos já estão enraizados e ocorrem naturalmente.

Pense na tarefa simples de encontrar um arquivo do cliente. Aqui está o processo com um arquivo em papel:

  1. Perceba que o arquivo não está na sua mesa
  2. Vá até o armário de arquivos correto em seu escritório, no corredor ou na sala de arquivos
  3. Encontre e abra a gaveta certa e navegue pelas pastas de papel
  4. A-ha! Você achou!
  5. Volte para a sua mesa e faça o acompanhamento com o cliente (que não conseguiu responder imediatamente à pergunta porque era necessário encontrar o arquivo)
  6. Retorne o arquivo para o local apropriado

Trata-se de um processo demorado e que está sujeito a falhas, não é? E essa é uma realidade que acontece várias vezes ao longo de um único dia de trabalho.

Quanto a gestão de documentos está custando para o seu negócio?

Além de tomar um tempo precioso para gerenciar os documentos da sua empresa, as falhas na gestão de documentos em papel geram outras consequências negativas. Veja quais são as principais delas:

  • Desperdício de espaço físico. Considerando o custo do metro quadrado de uma sala comercial, o armazenamento de documentos representa uma despesa indireta para as empresas. Ao reduzir o espaço destinado aos armários e gavetas, é possível instalar estações de trabalho adicionais.
  • Perda de informações. Você já teve que lidar com documentos extraviados ou danificados? Essas são situações nada incomuns quando você lida com documentos em mídia física. Além de afetar as atividades do dia a dia, a perda de documentos ainda pode ter consequências legais – como na perda de documentos exigidos pela contabilidade.
  • Problemas de segurança. Muitos dos documentos armazenados possuem informações sigilosas sobre sua empresa ou dados de clientes, certo? Portanto, as falhas de segurança no armazenamento em papel podem gerar consequências negativas para a sua empresa.
  • Lentidão no atendimento ao cliente. Precisar interromper um atendimento diversas vezes para localizar documentos pode causar a insatisfação dos consumidores. Esse é um dos problemas do tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa.
  • Controle de acesso. Quando todos os documentos estão armazenados nos mesmos armários e gavetas, torna-se difícil ter um controle de acesso às informações.

Como diminuir o tempo gasto na gestão dos documentos?

Agora que você consegue visualizar melhor o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa e o impacto disso nos resultados, é comum querer entender como reduzir o tempo dedicado a essas rotinas.

Mas, então, como diminuir o tempo gasto na gestão de documentos?

O segredo está na digitalização dos documentos da sua empresa. Em vez de fazer o armazenamento em papel, você pode migrar todas as informações para o formato digital. Existem plataformas de gestão documental que agilizam o armazenamento, gestão e pesquisa de documentos.

Com uma plataforma de gestão documental, todos os funcionários passam a ter acesso aos documentos por meio de seus computadores ou dispositivos móveis. Dessa forma, não é mais necessário se deslocar até os armários ou perder tempo procurando pelos arquivos. Com poucos cliques é possível localizar as informações necessárias.

Você já havia avaliado o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa? Quer conhecer melhor as funcionalidades de uma plataforma de gestão documental? Então visite a página do MegaGED.

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