5 passos para o manuseio e arquivamento correto de documentos

5 passos para o manuseio e arquivamento correto de documentos

O manuseio e arquivamento correto de documentos é fundamental para as empresas que atuam em qualquer segmento. Seja um escritório de contabilidade, um agronegócio, uma revenda automotiva ou um prestador de serviços, ter documentos organizados e acessíveis certamente contribui para a produtividade interna – além de interferir no cumprimento das obrigações legais.

Existem vários documentos que precisam ser armazenados por exigências contábeis e fiscais, certo? Por outro lado, também existem os documentos que são importantes para a execução das atividades internas – e precisam estar acessíveis aos profissionais. Porém, quando os documentos não são gerenciados corretamente, podem surgir várias complicações.

Já o manuseio e arquivamento coreto dos documentos gera vários benefícios:

  • Melhoria do acesso à informação
  • Economia de espaço com armazenamento no escritório
  • Redução de custos operacionais
  • Redução dos riscos de descumprimento das obrigações legais
  • Segurança das informações vitais do negócio
  • Apoio para uma melhor tomada de decisões gerenciais

Para colocar isso em prática, você pode seguir esses 5 passos para o manuseio e arquivamento correto de documentos:

Passo a passo para o manuseio e arquivamento correto de documentos

1. Determine quais dados devem ser arquivados

Comece decidindo quais documentos devem ser arquivados na sua empresa, considerando que tipo de dados você deseja permanecer armazenado em um banco de dados de arquivamento pesquisável. Essa decisão pode incluir uma análise dos documentos que já estão armazenados atualmente – e uma ação de descarte daquelas informações que não precisam mais ficar armazenadas.

2. Atribua um cronograma de retenção para cada categoria

Existem alguns documentos que precisam ficar armazenados na sua empresa por um tempo determinado em legislação. Por outro lado, também existem documentos internos que não seguem essa exigência – mas você pode determinar um tempo mínimo com base na sua importância ao longo dos anos.

Enquanto uma nota fiscal de saída deve ser armazenada por 10 anos, você pode definir que deseja armazenar o histórico de seus clientes que não estão mais ativos por 5 anos, por exemplo. A partir disso, todos os processos de arquivamento seguem essas diretrizes.

3. Desenvolva uma política de arquivamento com tudo incluído

Por mais que você saiba como fazer o manuseio e arquivamento correto de documentos, é fundamental garantir que todas as pessoas envolvidas também saibam como proceder. Para isso, você pode criar uma política de arquivamento – que inclui um conjunto formalizado e abrangente de procedimentos e regras. O objetivo é gerar um documento que seja aplicável e gerenciável.

Essa política de arquivamento deve incluir:

  • Tempo do armazenamento de dados
  • Referência para arquivamento de dados
  • Variedade de mídia usada para armazenar dados
  • Mecanismos que facilitam o processo de arquivamento de dados
  • Regras para quem deve ter acesso aos arquivos arquivados
  • Princípios para a permissão de acesso aos dados

4. Garanta a segurança do arquivo de dados

A segurança dos seus dados arquivados é um dos aspectos essenciais no arquivamento correto de documentos. E isso é ainda mais importante quando estamos falando da manipulação das informações confidenciais de seus clientes, empresas e funcionários.

Atualmente, a melhor forma de colocar isso em prática é usar um sistema digital. Em vez de armazenar os documentos em papel – em ambientes que podem ser facilmente acessados por pessoas não autorizadas – você pode armazenar as informações na nuvem por meio de sistemas que controlam o acesso com eficiência.

5. Utilize uma solução digital para ajudá-lo

Com o avanço da tecnologia, gerenciar as informações da sua organização nunca foi tão fácil. Além de aumentar a segurança das informações, um sistema digital pode gerar vários outros benefícios quando falamos sobre o manuseio e arquivamento correto de documentos.

Você pode usar um software de gestão eletrônica de documentos, migrando todo o armazenamento das informações para o formato digital. Dessa forma, todas as informações ficam armazenadas em uma plataforma segura que facilita a busca dos dados para as pessoas autorizadas.

Entre os benefícios disso estão: segurança da informação, facilidade de busca, controle do tempo de armazenamento, backups de informações, praticidade na manipulação das informações, redução do espaço para armazenamento de papéis, entre vários outros.

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