Entenda como funciona a nova Carteira de Trabalho Digital

Entenda como funciona a nova Carteira de Trabalho Digital

A Carteira de Trabalho Digital é uma possibilidade que existe desde 2017. Porém, foi somente em setembro de 2019 que ela passou a substituir o documento físico – por conta das medidas que estão previstas na Lei da Liberdade Econômica.

Na prática, isso significa que as empresas passam as fazer todos os registros relacionados aos seus empregados em formato digital, sem a necessidade de documento em papel. Isso inclui o registro de novos funcionários, férias e outros benefícios.

Quer entender melhor o funcionamento da nova Carteira de Trabalho Digital? Então confira logo a seguir.

Migração da carteira de trabalho para o formato digital

A substituição do documento físico pela Carteira de Trabalho Digital está prevista na Lei da Liberdade Econômica, que altera a Consolidação das Leis de Trabalho:

Art. 14.  A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.

Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:

I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia que forem habilitadas para a emissão;

II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;

III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.” (NR)

Art. 15.  Os procedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos pelo Ministério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão em formato eletrônico.

Integração da Carteira de Trabalho Digital com o eSocial

Uma ótima novidade para os empregadores é que a Carteira de Trabalho Digital de seus funcionários passa a ser atualizada conforme os dados inseridos no eSocial. Ou seja, não existe um procedimento de “anotação” nesse documento digital. Todos os dados apresentados são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz drasticamente a burocracia.

Portanto, os empregadores já obrigados ao eSocial devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores – não apenas referentes à admissão, mas todos os dados já solicitados. Com base nessas informações, as Carteiras de Trabalho Digital dos funcionários serão automaticamente atualizadas e ficam disponíveis para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web.

Benefícios da nova Carteira de Trabalho Digital

Com a substituição dos documentos em papel pela Carteira de Trabalho Digital, tanto os empregadores quanto os empregados saem ganhando. Trata-se de um mecanismo para simplificar o gerenciamento dessa relação de trabalho e o acesso às informações.

Para o funcionário, torna-se mais fácil o processo de criação da sua carteira de trabalho. Além disso, todas as informações que devem ser de seu conhecimento ficam facilmente acessíveis por meio de um aplicativo ou página da web.

Já para o empregador, o processo se torna menos burocrático e ganha em agilidade. Em vez de fazer anotações manualmente, todas as informações serão importadas do eSocial – diminuindo também as chances de falhas por erro no preenchimento.

A tendência da digitalização nas empresas

A criação da nova Carteira de Trabalho Digital é apenas um reflexo de um grande movimento de digitalização dos documentos que existe nas organizações brasileiras. Com a evolução da tecnologia, tornou-se possível eliminar as pilhas de papel e substituí-las por arquivos digitais organizados com mais eficiência em plataformas online.

Essa é uma tendência que vem sendo adotada pelo Poder Público com a criação do SPED e a migração de diversas obrigações para o formato digital – incluindo a emissão de notas fiscais, entregas de declarações contábeis e a escrituração contábil e fiscal.

Porém, também é uma tendência que afeta outras áreas do negócio. Grande parte dos documentos de uma empresa podem ser migrados para o formato eletrônico: documentos de circulação interna, contratos, informações contábeis, cadastros de clientes, entre vários outros.

Com isso, torna-se mais fácil e seguro gerenciar todas essas informações. Ao usar uma plataforma digital de armazenamento de documentos, todas as informações ficam centralizadas em uma única plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar pelas pessoas autorizadas.

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