Quais são os documentos necessários para um condomínio?

Quais são os documentos necessários para um condomínio?

Você sabe quais são os documentos necessários para um condomínio? Além de cuidar de diversas tarefas com impacto prático, o síndico também precisa gerenciar toda a documentação que passa pelo seu condomínio.

Esses documentos são fundamentais para cumprir todas as obrigações legais de um condomínio – evitando complicações como multas ou juros. Mais do que isso, uma boa gestão desses documentos ainda pode garantir mais produtividade e eficiência para o síndico.

Mas, afinal, quais são os documentos necessários para um condomínio? Descubra ao longo deste artigo.

Principais documentos necessários para um condomínio

Os documentos necessários para um condomínio incluem tanto aqueles relacionados às obrigações legais quanto aqueles fundamentais para o gerenciamento efetivo das atividades. Logo a seguir veremos quais são eles:

  • Convenção do condomínio
  • Regulamento interno
  • Inscrição do edifício na Receita Federal com o cartão do CNPJ atualizado
  • Livro de atas e livro de presença nas assembleias
  • Todas as plantas do edifício
  • Cadastro atualizado dos moradores
  • Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais
  • Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos
  • Apuração das contas da administração anterior
  • Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas, piscinas, entre outros)
  • RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores, que é um documento expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio
  • Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB), que deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cada dois para locais de reunião pública
  • Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização – que são procedimentos que devem ser feitos a cada seis meses

Além desses documentos, ainda existem alguns outros fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício – como manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores.

Quando forem adquiridos novos equipamentos, também é necessário que o síndico guarde as notas fiscais, manuais de uso e certificados de garantia.

Como gerenciar os documentos do condomínio?

São muitos os documentos necessários para um condomínio, não é? Em meio a tantos papéis importantes, muitos síndicos ficam perdidos para realizar essa gestão – tanto para manter a segurança no armazenamento quanto para localizar os documentos quando é necessário.

Para ajudá-lo a gerenciar os documentos necessários para um condomínio, separamos algumas dicas pontuais:

  • Separe os documentos por categorias. Em meio a tantos documentos, pode ficar mais fácil gerenciá-los ao adotar uma classificação por categorias – separando os documentos financeiros, relacionados aos moradores ou à constituição do condomínio, por exemplo.
  • Faça o armazenamento em um local seguro. Um síndico deseja evitar a todo custo problemas relacionados ao extravio de documentos, não é? Para isso, é importante definir um local seguro para que esses documentos fiquem guardados.
  • Conheça o tempo de guarda dos documentos. Existem alguns documentos que devem ser guardados para sempre, mas outros podem ser descartados depois de um certo tempo. É importante conhecer esse tempo de guarda para que você possa descartar os documentos quando eles não são mais necessários.
  • Utilize a tecnologia. Hoje em dia existem soluções digitais que permitem a digitalização dos documentos para facilitar o seu gerenciamento. Isso pode ser feito em uma plataforma online que centraliza todos os documentos – mantendo essas informações em um ambiente seguro.

MegaGED: a solução ideal para o seu condomínio

Agora que você já conhece os documentos necessários para um condomínio, pode começar a procurar a melhor forma de gerenciá-los. E o MegaGED é um software de gestão eletrônica de documentos que pode ajudá-lo.

Com o MegaGED é muito fácil manter seus documentos armazenados em um ambiente digital – aumentando a segurança e facilitando a busca de informações. Tudo que você precisa em um único lugar.

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