Como otimizar a organização de documentos no RH?

Como otimizar a organização de documentos no RH?

O departamento de recursos humanos tem uma ampla gama de responsabilidades, mas sua produtividade é frequentemente reduzida devido a problemas na organização de documentos no RH. Pequenas falhas no dia a dia podem causar grandes problemas em longo prazo.

Por outro lado, um departamento de recursos humanos que consegue manter seus documentos armazenados com segurança e facilmente acessíveis para as pessoas autorizadas tem muito a ganhar. Todos os funcionários passam a perder menos tempo apenas procurando por documentos e podem focar nas atividades que realmente importam.

Algumas dicas simples podem ser utilizadas para aumentar a eficiência e simplificar a organização de documentos no RH. Confira ao longo deste artigo.

3 dicas para simplificar a organização de documentos no RH

1. Invista no conceito de paperless

Um arquivo em papel é o pesadelo do profissional de RH, especialmente quando a empresa é grande ou quando a contratação ou a substituição de funcionários é um evento frequente. Com gabinetes transbordando e processos baseados em papel ou por e-mail, o tempo necessário para a recuperação de arquivos é muito maior do que o ideal. Por isso, investir no conceito de paperless é uma das melhores soluções para aumentar a eficiência da organização de documentos no RH.

Em um sistema digital, os documentos são fáceis de acessar e atualizar. Toda a equipe de RH pode contribuir com informações e edições adicionais. Um registro detalhado será mantido, facilitando o rastreamento das edições mais recentes e das pessoas responsáveis por elas. Além disso, é fácil acessar um arquivo digital paperless em qualquer local. É ideal para profissionais de RH que viajam muito e para pessoas que gerenciam documentos para vários escritórios.

2. Defina o tempo de retenção dos documentos

Independentemente do tamanho da empresa, o departamento de RH é responsável por manter um arquivo detalhado. Este arquivo desempenha um papel vital para garantir a conformidade legal. Quanto maior a empresa, mais complexo será o cronograma de retenção dos documentos.

Uma solução de gerenciamento de documentos digitais simplifica o processo e torna muito mais fácil para a equipe de RH garantir a conformidade regulamentar. Ainda assim, ter que inserir informações para um grande número de funcionários pode levar ao caos do gerenciamento de dados.

Uma forma de otimizar a organização de documentos no RH é saber quando você pode descartar as informações – liberando mais espaço e diminuindo a confusão. Veja alguns dos prazos mais comuns para o setor de recursos humanos:

Prazo de guarda: 2 anos

  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)
  • Aviso Prévio
  • Pedido de Demissão

Prazo de guarda: 3 anos

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)

Prazo de Guarda: 5 anos

  • Acordo de compensação ou prorrogação de horas
  • Controle de ponto
  • Atestado médico
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Mapa Anual de Acidente de Trabalho
  • Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU)
  • Autorização para descontos não previstos em Lei
  • Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional
  • Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro-Desemprego (SD)
  • Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias
  • Documentos do vale-transporte e alimentação

Prazo de Guarda: 10 anos

  • Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
  • Comprovante de Retenção do INSS
  • Folha de pagamento
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Prazo de Guarda: 20 anos

  • Exames médicos (admissional, periódicos e demissional)
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)
  • Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

Prazo de Guarda: 30 anos

  • Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS)
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC)

Prazo de Guarda: Indeterminado

  • Contrato de Trabalho
  • Livro ou ficha de registro de empregados
  • Livro de registro da CIPA

3. Reforce a segurança

Uma melhor organização de documentos no RH não é apenas uma questão de recuperação fácil de documentos. Também deve envolver maior segurança de dados confidenciais. A seleção da solução correta de gerenciamento de documentos para o departamento de RH contribuirá para aumentar a segurança das informações. De fato, a segurança de manter esses registros em um sistema de gerenciamento de documentos será muito maior do que no caso de um arquivo em papel.

Em uma plataforma que funciona online, todas as ações realizadas pelos usuários ficam armazenadas. Esses logs fornecem informações sobre as pessoas que acessaram os arquivos, a hora do acesso e as edições que foram feitas. Portanto, é muito fácil rastrear alterações no arquivo e os responsáveis por elas.

Uma solução de gerenciamento de documentos também impedirá que pessoas não autorizadas acessem os dados. As senhas e a criptografia podem ser usadas para impedir que indivíduos que não deveriam estar visualizando arquivos pessoais acessem esses.

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