Como melhorar a produtividade do supermercado com a gestão documental?

Como melhorar a produtividade do supermercado com a gestão documental?

Melhorar a produtividade do supermercado é um dos grandes objetivos dos gestores. Quanto mais os funcionários conseguirem desempenhar o seu trabalho no dia a dia, melhores podem ser os resultados obtidos.

E isso vale para toda a estrutura de uma rede de supermercados. Além de todos os funcionários que trabalham diariamente no atendimento ao público – seja na reposição de produtos, caixa, padaria ou açougue – ainda é fundamental considerar o trabalho da equipe responsável pela administração do negócio.

Um dos grandes segredos para melhorar a produtividade do supermercado pode estar na gestão correta dos documentos que circulam pela organização. Quando esses processos são eficientes, os fluxos de trabalho se tornam mais simples e eficazes.

Entenda neste artigo como você pode melhorar a produtividade do supermercado com a gestão documental.

Como a gestão documental ajuda a melhorar a produtividade do supermercado?

Você já reparou no tempo que é gasto apenas para armazenar e localizar documentos na sua empresa? Em organizações que ainda fazem o armazenamento em mídia física, podem ser desperdiçadas muitas horas todas as semanas apenas procurando por papéis em armários e gavetas.

Porém, a evolução da tecnologia permitiu a migração desses documentos para o formato eletrônico. Dessa forma, todas as informações podem ficar armazenadas em uma única plataforma – que salva esses dados na nuvem e facilita o acesso para todas as pessoas autorizadas.

Ou seja, todos os funcionários do supermercado armazenam os dados em um único ambiente digital. Quando é necessário acessar um documento, basta fazer uma rápida pesquisa no banco de dados.

Como consequência, a gestão documental ajuda a melhorar a produtividade do supermercado. Confira como isso é colocado em prática:

Agilidade no atendimento ao cliente

Para oferecer suporte aos clientes, ajudá-los a tomar decisões de compra e criar um melhor ambiente de compras em geral, os funcionários do supermercado precisam ter uma maneira de acessar facilmente informações sobre produtos, marcas, remessas, e mais. Com um sistema de gestão documental facilmente acessível, essas informações ficam disponíveis sempre que necessário.

Facilidade para encontrar informações

Frequentemente, as informações são armazenadas em arquivos (e, portanto, não são acessíveis rapidamente) ou armazenadas em bancos de dados corporativos confusos (que, de qualquer maneira, não são acessíveis aos funcionários com facilidade).

Como resultado, o funcionário precisa sacrificar a produtividade e o tempo de resposta para encontrar as informações relevantes ou é forçado a fornecer um serviço menos satisfatório ao cliente. Esse dilema pode resultar em perda de vendas, uma equipe menos eficiente em geral (levando a custos operacionais mais altos) e outros problemas.

Um sistema de gerenciamento de documentos com uma função de pesquisa pode resolver todos os problemas descritos acima. Ao oferecer aos funcionários uma plataforma onde eles podem encontrar informações sobre produtos ou localizar respostas para outras perguntas dos clientes, os supermercados também estão oferecendo aos funcionários as ferramentas necessárias para desenvolver suas atribuições com mais eficiência.

Colaboração interna

Os documentos do supermercado podem ficar armazenados em uma plataforma que centraliza todas as informações. Por conta disso, torna-se mais fácil estimular a colaboração entre os diferentes setores e profissionais da empresa.

Após fazer um pedido de compra ao fornecedor, o documento comprovante da operação pode ser inserido na plataforma e acessado pelas áreas interessadas. Dessa forma, o controle de estoque, a contabilidade e a gestão financeira podem atualizar seus sistemas internos, por exemplo.

Assim como neste exemplo, vários outros setores também podem colaborar para aumentar a produtividade do supermercado. Como os profissionais de marketing e vendas, que podem coordenar suas ações ao compartilhar os materiais sem depender da troca de e-mails.

Redução das chances de falha

As falhas na gestão documental podem gerar consequências negativas para um supermercado. Além de correr riscos de segurança ou causar a insatisfação de clientes, os processos mal estruturados levam a uma queda na produtividade.

Imagine que um documento importante seja extraviado. Os profissionais que precisavam dessa informação podem perder dias de trabalho apenas para contornar essa complicação – gerando uma perda relevante na produtividade de seus setores.

Com um sistema de gestão documental é possível minimizar drasticamente essas situações de erros e falhas. Todas informações ficam armazenadas com segurança e organizadas para serem acessadas pelos funcionários.

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