Os silos de informações representam um grave problema em muitas empresas brasileiras. Quando cada setor (ou profissional) armazena suas informações em um local diferente, a comunicação e desenvolvimento das atividades de todo o negócio pode ser comprometido.
A comunicação dentro de um silo de informações é sempre vertical, tornando difícil ou impossível para o sistema funcionar com sistemas não relacionados. A partir disso, todo o fluxo de atividades fica travado – impactando negativamente na produtividade.
Neste artigo vamos compreender melhor o que são silos de informações e como sua empresa pode lidar com eles. Confira.
Quebrando silos de informações
Os silos de informações fazem referência aos silos usados no agronegócio – que são grandes estruturas de armazenamento que não se comunicam entre si. No mundo dos negócios, eles representam a falta de integração entre diferentes pessoas e setores da empresa.
Os silos de informações podem surgir por conta da postura dos gerentes – que buscam ter controle sobre todas atividades da empresa – mas também podem ser fruto da falta das ferramentas necessárias para permitir uma comunicação eficiente.
Um exemplo de silo de informações seria o controle financeiro feito em uma planilha no Excel que fica armazenada em um único computador. Qualquer profissional que precisa ter acesso a essas informações deve acessá-la por meio deste computador – tornando-se uma grande complicação.
O que causa silos de informações?
Um silo de informações é criado quando departamentos ou grupos dentro de uma organização optam por não compartilhar informações ou não permitem que o conhecimento seja trocado por meio de sistemas de informação com outros grupos de indivíduos na mesma organização.
Quando diferentes departamentos em uma empresa não compartilham as mesmas prioridades e trabalham com diferentes conjuntos de dados, o gerenciamento pode criar um ambiente que desencoraja a comunicação e a colaboração entre grupos.
Além disso, a ausência de uma solução digital que permita a troca eficiente de informações também colabora com o surgimento e manutenção dos silos de informações.
Que problemas são criados por silos de informações?
Um silo de informações pode resultar em problemas como duplicação de esforços e funções de trabalho redundantes. Os silos podem levar ao desenvolvimento de sistemas contrastantes que podem levar ao aumento de custos e à falta de sinergia.
Um gargalo nas informações resulta em ineficiência, pois departamentos diferentes podem estar trabalhando com uma série de entendimentos alternativos para a conclusão de um projeto. Isso pode facilmente levar a uma série de oportunidades perdidas para o negócio ou, no pior dos casos, contribuir para o fracasso geral de uma empresa.
Como os grupos trabalham separadamente e continuam restringindo o acesso compartilhado a informações e sistemas, fica mais difícil criar um consenso sobre as prioridades para toda a empresa. Isso pode levar à frustração dos funcionários e resultar em prazos perdidos, prioridades mal colocadas ou um fracasso total em atingir as metas de negócios.
Quando as informações não estão prontamente disponíveis em toda a organização, isso pode resultar em uma tomada de decisão falha com base em dados imprecisos ou desatualizados.
Como acabar com os silos de informações?
O primeiro passo para acabar com os silos de informações é reconhecer sua existência e mudar o mindset da empresa. Depois disso, será preciso incorporar uma ferramenta digital para permitir o gerenciamento eficiente das informações.
É neste momento que um software de gestão de documentos se torna um protagonista. O MegaGED é uma plataforma digital que reúne todos os recursos necessários para um gerenciamento eficiente das informações em formato digital.
Veja quais são os principais recursos que você pode encontrar no MegaGED:
- Compartilhamento
- Central de Notificações
- Armazenamento em nuvem
- Indexação
- Manipulação de PDF
- Divisão por pastas com diferentes tipos de acesso
- Versionamento de documentos
- Trilha de Auditoria
- Fluxo Documental
- Aviso de Vencimento
- Busca Amigável
- Níveis de Acesso
- Controle de Acesso por Horário
- Controle de Acesso por IP
- Login por AD (Active Diretory)
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