Com a modernização do Fisco, surgiu aobrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Com isso, várias novasrotinas precisaram ser incorporadas pelas organizações. E o armazenamento deXML da NFe é um assunto que gera muitas dúvidas entre empresários eprofissionais contábeis.
O XML é o arquivo digital gerado na emissão daNota Fiscal Eletrônica. Ou seja, é esse documento que deve ser enviado ao poderpúblico e armazenado pela empresa pelo tempo previsto na legislação. Porém,garantir que todas obrigações legais sejam cumpridas adequadamente ainda é umdesafio.
Neste artigo vamos responder 7 perguntas fundamentaissobre o armazenamento de XML da NFe. Confira.
7perguntas essenciais sobre o armazenamento de XML da NFe
1.O que é o XML?
O XML é o arquivo é gerado durante a emissão daNFe e serve para registrar os detalhes da transação realizada – incluindo asseguintes informações:
- Dados da NFe: valortotal, número, modelo, série e datas de emissão;
- Dados do emitente e dodestinatário;
- Dados dos produtos ouserviços;
- Dados do ICMS;
- Dados do transporte.
2.Qual é o tempo mínimo de armazenamento de XML da NFe?
Considerando que o XML é o documento em formatodigital que representa a NFe, é esse documento que deve ser armazenado pelotempo mínimo previsto na legislação.
A legislação determina que o tempo dearmazenamento de XML da NFe é de cinco anos. E esse prazo vale tanto para ofornecedor quanto para o comprador.
3.Qual legislação regula o armazenamento de XML?
O armazenamento de XML da NFe é regulado peloAjuste SINIEF 07/2005. Veja as disposições de sua Cláusula Décima:
O emitente deverá manter a NF-e em arquivodigital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido nalegislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizadopara a Administração Tributária quando solicitado.
O emitente de NF-e deverá guardar pelo prazoestabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno demercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seuverso.
4.O XML pode ser armazenado em bancos de dados?
Veja o que o Portal da Nota Fiscal Eletrônicafala sobre o armazenamento em bancos de dados:
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmenteagregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devemser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados édecisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questõesoperacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML daNF-e.
5.Em caso de sinistro ou perda do XML, esse documento é disponibilizado pararecuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
Não. Da mesma forma que a guarda das NotasFiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará aguarda dos documentos eletrônicos. Ou seja, é de total responsabilidade docontribuinte armazenar em segurança o arquivo XML das notas fiscais emitidas.
Além disso, o Portal da Nota Fiscal Eletrônicaressalta que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindobackup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos –permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
6.Quais são as penalidades pelas falhas no armazenamento de XML?
Os problemas no armazenamento de XML podem gerar muitos prejuízos para uma organização. Quandoisso acontece, a empresa pode não conseguir apresentar as informaçõessolicitadas pelo Fisco dentro do prazo legal, apresentar dados falsos ou semcomprovação.
Todas essas situações acarretam penalidades, queincluem: multas (que variam de 1% sobre o valor da operação a R$ 1.500,00 porcada mês de atraso), prisão ou processos judiciais (pois a sonegação deimpostos é crime) e impedimento de participar de licitações. Além disso, essassituações ainda podem levar à impossibilidade de obter empréstimos e a umprejuízo na imagem da empresa.
7.Como otimizar o armazenamento de XML da NFe?
Você deseja armazenar corretamente suas Notas Fiscais Eletrônicas e evitar complicações legais? Então a melhor solução é buscar uma ferramenta digital que permite o armazenamento dessas informações com segurança – garantindo que seus documentos fiquem protegidos e possam ser encontrados com facilidade quando necessário.
O MegaGED é um software de gestão documental que pode ajudá-lo no armazenamento seguro dos documentos da sua empresa. Visite nosso site e descubra as funcionalidades da nossa ferramenta!
