Você quer descobrir como assinar um documento digitalmente? Fique tranquilo, esse é um processo bastante simples depois que você compreende o seu funcionamento. A partir disso, será possível simplificar diversas rotinas e modernizar o seu negócio.
Com a rápida evolução da tecnologia, as organizações brasileiras estão precisando se esforçar para adaptar suas atividades ao mundo digital. Grande parte dos documentos já migraram para o formato eletrônico – e a assinatura digital é uma consequência disso.
Neste artigo vamos conferir como assinar um documento digitalmente. Confira!
O que são assinaturas digitais?
As assinaturas digitais são como “impressões digitais” eletrônicas. Na forma de uma mensagem codificada, a assinatura digital associa com segurança um assinante a um documento em uma transação registrada.
As assinaturas digitais usam um formato padrão aceito, chamado Public Key Infrastructure (PKI), para fornecer os mais altos níveis de segurança e aceitação universal. Eles são uma implementação de tecnologia de assinatura específica de assinatura eletrônica.
Como funcionam as assinaturas digitais?
As assinaturas digitais, assim como as assinaturas manuscritas, são exclusivas para cada signatário. Os provedores de soluções de assinatura digital seguem um protocolo específico, que exige que o provedor use um algoritmo matemático para gerar dois números longos, chamados de chaves. Uma chave é pública e uma chave é privada.
Quando um signatário assina eletronicamente um documento, a assinatura é criada usando a chave privada do signatário, que é sempre mantida com segurança pelo signatário. O algoritmo matemático atua como uma cifra, criando dados correspondentes ao documento assinado, chamado de hash, e criptografando esses dados. Os dados criptografados resultantes são a assinatura digital. A assinatura também é marcada com a hora em que o documento foi assinado. Se o documento for alterado após a assinatura, a assinatura digital será invalidada.
Por exemplo, João assina um documento de venda usando sua chave privada. O comprador que recebe o documento também recebe uma cópia da chave pública de João. Se a chave pública não puder descriptografar a assinatura (por meio da cifra da qual as chaves foram criadas), isso significa que a assinatura não é de João ou foi alterada desde que foi assinada. A assinatura é então considerada inválida.
Para proteger a integridade da assinatura, as chaves devem ser criadas, conduzidas e salvas de maneira segura e exige os serviços de uma Autoridade de Certificação (AC) confiável.
Como assinar um documento digitalmente?
Para entendermos como assinar um documento digitalmente, precisamos considerar que existem diversas formas de colocar isso em prática. Com um certificado digital em mãos, é possível assinar utilizando diversos programas diferentes.
Portanto, vamos analisar como assinar um documento digitalmente das duas formas mais comuns: em PDF e documento do Word.
Como assinar um documento digitalmente em PDF
- Abra o documento PDF a ser assinado digitalmente
- Encontre o menu de certificados digitais / assinatura digital
- Clique em “assinar digitalmente”
- Arraste a caixa de assinatura para onde deseja assinar
- Selecione a assinatura que deseja usar
- Verifique se o assinante digital que você selecionou está correto
- Salve o documento em PDF
- Finalize a inserção da sua assinatura digital
- Salve novamente o documento PDF assinado digitalmente.
Como assinar um documento digitalmente no Word
- No arquivo, clique com o botão direito do mouse na linha de assinatura.
- No menu, selecione Assinar
- Para adicionar uma versão impressa da sua assinatura, digite seu nome na caixa ao lado do X.
- Para selecionar uma imagem da assinatura escrita, clique em Selecionar Imagem. Na caixa de diálogo Selecionar Imagem da Assinatura, encontre o local do arquivo da imagem da assinatura, selecione o arquivo desejado e clique em Selecionar.
- Para adicionar uma assinatura escrita a mão (usuários de Tablet PC somente), assine seu nome na caixa ao lado do X usando o recurso de tinta.
- Clique em Assinar.
- O botão Assinaturas é exibido na parte inferior do documento ou da planilha.
Você já sabia como assinar um documento digitalmente? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
