Saber como gerenciar os documentos no homeoffice é fundamental para qualquer profissional que deseja ser mais produtivo eeficiente. Ao conduzir suas atividades de forma remota, torna-se ainda maisimportante lidar corretamente com as informações que circulam.
Imagine um profissional que trabalha emcolaboração com alguns colegas na execução de um projeto e atende seus clientesà distância. Nessa situação, são vários os documentos que são enviados erecebidos diariamente. E, sem um bom controle, é muito fácil criar uma grandeconfusão.
Neste artigo vamos entender como você podegerenciar os documentos no home office com mais eficiência – evitandoimprevistos e maximizando a produtividade. Confira.
Aimportância de gerenciar os documentos no home office
Gerenciar os documentos no home office comeficiência gera diversos benefícios para os profissionais. Veja os principaisdeles:
- Melhoria dacolaboração e comunicação
- Redução de falhas eerros
- Diminuição de despesas
- Aumento daprodutividade
- Armazenamento até adata necessária
- Agilidade noatendimento ao cliente
- Maior capacidade deorganização pessoal
Comootimizar a gestão dos documentos no home office?
Para quem deseja gerenciar os documentos no home office com mais eficiência, a grande solução está na tecnologia. Ao usar um sistema digital para gestão documental, é possível obter resultados incríveis.
Um software de gestão de documentos reúne todas as funcionalidades necessárias para armazenar e gerenciar os documentos em formato digital. Dessa forma, todas informações ficam seguras e disponíveis com facilidade para as pessoas autorizadas – simplificando os fluxos de trabalho e eliminando a necessidade dos documentos em papel.
Benefíciosde um software de gestão documental
Quando você utiliza uma solução digital paragerenciar os documentos no home office, você tem acesso a diversos benefícios:
Simplificaçãodo gerenciamento de documentos
Assim que um sistema de gerenciamento deregistros eletrônicos digitaliza um documento, ele fica imediatamentedisponível para as pessoas autorizadas. Os documentos eletrônicos reduzem anecessidade de arquivar cópias impressas – reduzindo os riscos de erro humano.
Eficiênciaoperacional
Um profissional que trabalha em home officecostuma conduzir suas atividades em colaboração com outras pessoas. Ao utilizarum software de gestão documental, várias pessoas podem acessar arquivoseletrônicos ao mesmo tempo, eliminando a necessidade de compartilhar documentospor e-mail.
Atualmente, grande parte dos documentos já sãogerados e manipulados em formato digital. Porém, ainda existe a possibilidadede digitalizar todos os documentos físicos e armazená-los de forma eletrônica.Dessa forma, todas informações ficam centralizadas em uma única plataforma.
Economizetempo e reduza o desperdício
Um sistema eletrônico de gerenciamento dedocumentos pode ajudá-lo a economizar papel e reduzir o desperdício. Adistribuição de um documento eletrônico por e-mail ou em uma pastacompartilhada, por exemplo, pode eliminar a necessidade de preparar arquivosque incluem cópias dos respectivos documentos para cada membro da equipe nas situaçõesem que você possui reuniões presenciais.
Economiade custos
A digitalização dos documentos reduz anecessidade de fazer impressões – gerando uma economia com toner, papel emanutenção. Além disso, a digitalização de documentos também reduz os custos relacionadosao armazenamento, como armários de arquivo e outros acessórios.
Além disso, você também garante que todos osdocumentos que devem ficar armazenados por razões legais fiquem seguros. Dessaforma, você evita quaisquer penalidades que poderiam ser aplicadas – o quepoderia incluir juros e multas.
Segurançaadicional
Documentos eletrônicos não exigem armários oufechaduras para mantê-los em segurança. Quando você usa um software confiável,os registros eletrônicos não são afetados por desastres, como inundações ouincêndios.
Com os protocolos de segurança, controles de acessoe tecnologias de criptografia corretos, você pode minimizar todos os riscosrelacionados ao armazenamento das informações. Todos os seus documentos podemser acessados somente pelas pessoas autorizadas.
Você gostou das dicas para gerenciar os documentos no home office? Está preparado para investir em um sistema digital de gestão documental? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
