Existe uma dúvida muito comum entre oscontadores: o escritório de contabilidade precisa armazenar os documentos deseus clientes? Trata-se de uma cultura que foi criada ao longo dos anos.Justamente por isso, o contador era chamado de “guarda livro”, ficandoresponsável pela guarda dos livros contábeis e fiscais gerados pelo registro dacontabilidade da empresa.
Porém, essa prática de armazenar os documentosde seus clientes pode causar complicações em longo prazo. Com o passar dosmeses, ocorre um acúmulo de documentos fiscais dos clientes. São inúmerascaixas, pastas, gavetas e armários repletos de papéis.
Mas, afinal de contas, o escritório decontabilidade realmente precisa armazenar os documentos de seus clientes?Descubra neste artigo.
Ocontador precisa armazenar os documentos de seus clientes?
De acordo com a legislação, o escritório decontabilidade não tem a obrigação de armazenar os documentos de seus clientes.É a própria empresa que deve ficar responsável por manter os documentosexigidos pela legislação guardados no prazo legal.
Porém, a responsabilidade da guarda dedocumentos é de responsabilidade direta da empresa e indireta do contabilista.Ou seja, podem existir situações em que o escritório de contabilidade tragapara si essa responsabilidade – seja por liberalidade ou por contrato.
Veja o que diz o Art. 39º do Decreto 5.844:
“Os balanços, demonstrações da conta delucros e perdas, extratos, discriminações contas ou lançamentos e quaisqueroutros documentos de contabilidade, deverão ser assinados por atuários,peritos-contadores, ou guarda-livros legalmente registrados, com indicação do número do respectivo registro.
§ 1º Esses profissionais, dentro do âmbito desua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados,juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos queassinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido defraudar o imposto de renda.”
Ou seja, o profissional de contabilidade tem aobrigação de assegurar todos os parâmetros estabelecidos para elaboração dosdocumentos sejam cumpridos e que os dados estejam corretos. Porém, ele não estáobrigado a armazenar os documentos de seus clientes.
Aimportância do gerenciamento dos documentos dos clientes
Apesar de não existir a obrigatoriedade dearmazenar o documento de seus clientes por todo o prazo exigido pelalegislação, os escritórios de contabilidade ainda precisam gerenciar essasinformações para o desenvolvimento das suas atividades. É necessário receberesses documentos para compor os registros feitos mensalmente sobre astransações realizadas na empresa.
Por conta disso, é comum então que osescritórios de contabilidade acabem armazenando os arquivos para possíveisocorrências ou consultas. Com a facilidade do armazenamento das informações emformato digital, tornou-se mais fácil gerenciar todos esses dados com maispraticidade – sem a necessidade de um grande espaço físico de armazenamento.
Não faria sentido um escritório de contabilidadeapagar os documentos recebidos de seus clientes todos os meses, não é? Ou seja,na prática o que ocorre é que os contadores armazenam os documentos dos seusclientes – mesmo que não seja para cumprir as obrigações legais diretamente.
Comoarmazenar os documentos de seus clientes?
Conforme acabamos de destacar, armazenar os documentos de seus clientes tornou-se mais fácil por conta do avanço da tecnologia. Grande parte das obrigações contábeis e fiscais já migraram para o meio eletrônico. Como consequência, os documentos também são gerados e transferidos digitalmente.
Para que um escritório de contabilidade consiga armazenar os documentos de seus clientes com mais eficiência, é possível buscar uma plataforma especializada na gestão de documentos – como o MegaGED.
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