Você sabe o que é XML da nota fiscal? Essa é umasigla que faz parte das obrigações contábeis de qualquer empresa, mas sãopoucos os empresários que compreendem exatamente qual é a sua importância.
Você já está familiarizado com a emissão da NotaFiscal eletrônica (NF-e)? Com a modernização do poder público, essa foi amaneira encontrada de facilitar o processo de emissão dos documentos fiscais –sem a necessidade de um papel em mídia física. A partir disso, tornou-sepossível preencher os dados em um sistema digital e transmitir as informaçõespela internet.
Entretanto, é preciso entender o papel doarquivo XML nesse processo. Por isso, neste artigo vamos entender melhor o queé XML da nota fiscal. Acompanhe.
Oque é XML?
Para entender o que é XML, pense no processo deemissão de uma NF-e. Trata-se de um processo feito completamente em meiodigital, certo? Você preenche todas as informações e gera um documento fiscalpara comprovar a realização de determinada transação.
Nesse processo, o arquivo XML é a versão digitalda nota fiscal, onde todas as informações ficam registradas. Ou seja, é nessepequeno arquivo que ficam armazenados todos os dados relativos à venda de umproduto.
Porém, é preciso esclarecer que o arquivo XML édiferente do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) – que é odocumento que resume as informações da nota fiscal e pode ser utilizado paraconsulta das informações e acompanhamento das mercadorias que estão emtrânsito. Para fins legais, o que realmente importa é o arquivo XML.
Quaissão as principais informações do XML?
Agora que você já sabe o que é XML, também épreciso entender quais são os dados que fazem parte deste documento. Naprática, são informações muito semelhantes às que eram inseridas na nota fiscalemitida manualmente. Confira quais são eles:
- Dados da NF-e: dadosbásicos da nota fiscal – como a data de emissão, valor total, número, modelo esérie da NF-e
- Dados do emitente:razão social, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
- Dados do destinatário: razãosocial, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
- Dados dos produtos ou serviços: descrição dos itens, quantidades e valores unitários
- Dados do ICMS: base decálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins
- Dados do transporte:dados gerais do transportador, do veículo e volume de produtos transportados
- Informações adicionais:campo que permite a inserção de informações complementares
Qualé a função do arquivo XML?
Compreender a função do arquivo XML é bemsimples: o XML é o formato utilizado para a emissão da NF-e. Ou seja, é essearquivo digital que serve como comprovação das operações realizadas pelaempresa.
Em outras palavras, podemos dizer que é o XMLque permite que todas as operações de compra e venda possam ser registradoseletronicamente. Sem isso, não seria possível transmitir as informaçõesnecessárias em formato digital.
Como consequência dessa modernização da emissãoda nota fiscal, foram gerados outros benefícios para as organizações:
- Segurança das informações. O armazenamento das informações em formato XML é maisseguro do que o armazenamento físico das notas fiscais – tanto para manter osdados protegidos quanto para evitar danos que poderiam ser causados.
- Economia de tempo. Emitiruma Nota Fiscal eletrônica e enviá-la ao poder público é um processo maisrápido e eficiente do que a emissão física desse documento.
- Integração de dados.As informações contidas no arquivo XML ficam armazenadas digitalmente, podendoser acessadas facilmente por outras plataformas gerenciais – garantindo aintegração de dados para otimizar os controles internos.
Porquanto tempo é necessário armazenar o XML?
Existe uma obrigatoriedade legal dearmazenamento das notas fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos. E com as NotasFiscais em formato eletrônico isso não é diferente. Porém, em vez de armazenarum documento físico, o arquivo que deve ser armazenado é o XML.
Ou seja, continua valendo esse prazo estabelecido na Legislação Tributária. A sua organização precisa manter esses documentos armazenados em segurança e apresentá-los à administração tributária caso sejam solicitados.
Você jásabia o que é XML da nota fiscal? Como a sua empresa mantém esses documentosarmazenados em segurança? Deixe o seu comentário.
