Quais os perigos da falha na gestão de documentos contábeis?A gestão de documentos contábeis é uma das rotinas determinantes para o sucesso de um escritório contábil. Com um grande fluxo de informações de dezenas de clientes, é essencial garantir que todos os documentos estejam seguros e possam ser facilmente acessados.
Em ummercado tão acirrado, qualquer vantagem em relação aos concorrentes se transformaem um grande diferencial competitivo. Se você consegue agilizar oatendimento ao cliente com a otimização da gestão documental, essa pode ser umadas vantagens do seu negócio no mercado.
Poroutro lado, as falhas na gestão de documentos na contabilidade geram váriosperigos que podem comprometer o sucesso do seu escritório. Ao longo desteartigo vamos destacar os principais desses perigos.
Os principaisperigos da falha na gestão de documentos na contabilidade
Umescritório que domina a gestão de documentos na contabilidade consegue obter diversasvantagens – que incluem o aumento da produtividade, segurança, redução decustos e entrega de satisfação para o cliente. Por outro lado, as complicaçõesno momento de gerenciar os documentos geram consequências negativas e afetamprofundamente o negócio.
Paraque você fique atento e consiga fugir desses aspectos negativos, confira osprincipais perigos da falha na gestão de documentos na contabilidade:
Perda de tempo nasatividades operacionais
Imagineque os funcionários do seu escritório tenham que parar frequentemente as suasatividades para localizar documentos. Cada uma dessas pausas gera uma pequena perda naprodutividade de todo o escritório – causando um grande impacto aolongo de vários dias.
Quantomais acessíveis estão as informações necessárias no dia a dia de trabalho,melhor é o funcionamento do fluxo de operações. Uma boa gestão de documentos nacontabilidade garante que os documentos sejam acessados de forma rápida eprecisa.
Grandes riscos deerros e falhas
Acontabilidade trabalha com informações sigilosas e delicadas. Qualquer pequenoerro pode causar graves consequência – que podem incluir a perda de prazos,multas e outras penalidades impostas pelo poder público.
Partedo sucesso das atividades está em ter acesso a informações precisas eatualizadas. Isso se torna muito difícil quando existe uma falha na gestão dedocumentos na contabilidade. Nesses casos, aumentam as chances de erros efalhas.
Problemas desegurança
Imagineque vários documentos sejam armazenados somente em mídia física e o seuescritório passe por um problema de inundamento. Ou então que os arquivos queestão armazenados em um HD externo sejam corrompidos e não existe um backup.
Essessão alguns problemas que colocam em risco a segurança das informações e podemser contornados com uma gestão de documentos eficiente. Ao usar uma plataformadigital com armazenamento na nuvem você consegue aumentar drasticamente o nívelde segurança – com a possibilidade de regular os níveis de acesso àsinformações.
Elevação dos custos
Qualqueratividade mal administrada consome mais recursos do que o necessário, certo?Isso vale para rotinas operacionais, contratação de funcionários, atendimentoao cliente, gestão de estoques, entre várias outras.
Com agestão de documentos na contabilidade isso não é diferente. Uma empresa comproblemas em administrar adequadamente os seus documentos enfrenta um aumentonos custos com impressões, com softwares ineficientes ou simplesmenteresolvendo as complicações que surgem.
Comprometimento doespaço físico
O seuescritório de contabilidade ainda possui vários armários e gavetas repletos dedocumentos? Toda essa papelada ocupa um grande espaço físico dentro de uma salacomercial, não é? Com a possibilidade de eliminar essa forma de armazenamento épossível melhorar o layout do escritório.
Umagestão eficiente de documentos na contabilidade inclui a migração doarmazenamento para meios digitais. Dessa forma, você elimina o armazenamentofísico e acaba com as confusões de documentos armazenados em diversos pendrivese HDs externos. Todas as informações ficam organizadas na nuvem.
Má reputação doescritório no mercado
Alémdos impactos negativos nas operações internas, a falha na gestão de documentosna contabilidade também pode afetar a reputação do escritório no mercado.Clientes insatisfeitos ou situações envolvendo a perda de informações podemcriar uma imagem negativa entre o público.
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