Quandovocê administra um negócio, provavelmente está procurando todas as formaspossíveis de simplificar as operações, cortar custos e economizar tempoprecioso. Levando isso em consideração, você já tentou se mover em direção a umnegócio sem papel? O conceito de paperless é cada vez mais comum entre asempresas e oferece diversos benefícios.
Emboraa eliminação total do papel possa não ser viável para todos os negócios, atémesmo uma pequena redução pode resultar em economia de custos e maioreficiência. Não importa se sua empresa está dando seus primeiros passos nomercado ou já possui anos de atuação, sempre há vantagens em reduzir o uso depapel.
Aprender a desenvolver as operações de forma paperless ajuda a reduzir o desperdício de escritório, economiza tempo, ajuda a armazenar com segurança documentos importantes e ainda pode salvar algumas árvores. Confira a seguir por que você deveria investir neste conceito.
Benefícios dereduzir o uso de papel
Oconceito de paperless pode ser entendido como uma “empresa sem papel”. Isso setornou possível com o avanço da tecnologia e a digitalização das principaisinformações de um negócio. Hoje em dia não é mais preciso imprimir documentospara lidar com os seus dados.
Umanota fiscal pode ser preenchida, validada e transmitida em um ambiente digital.As informações contábeis e financeiras também são organizadas em plataformasdigitais. Até mesmo contratos ou documentos do dia a dia operacional tambémpodem ser tratados em formato eletrônico. Levando isso em consideração, por quecontinuar gastando com papel?
Vejaos principais benefícios de investir no conceito de paperless:
1. Redução do fluxode correspondências
Vocêainda usa parte do seu tempo de trabalho recebendo e enviando correspondências?Até alguns anos atrás, era muito comum que os gestores iniciassem um dia detrabalho recebendo diversas correspondências – processando as informações,arquivando os documentos ou realizando o seu descarte.
Com apossibilidade da digitalização das informações, é possível reduzir esse fluxode papel das correspondências. Você pode optar por não receber cópias em papelde documentos importantes, como extratos bancários, contas e até mesmo faturas.Em vez disso, você pode pedir para receber esses dados por e-mail ou por meiode uma plataforma digital.
Reduzira quantidade de mensagens recebidas em papel também adiciona outra camada desegurança. Você não precisa se preocupar com o fato de o correio serinterceptado ou desviar documentos importantes.
2. Elimine adesorganização
Vocêpossui uma mesa de trabalho repleta de documentos espalhados? Ou então não temmais espaço nas suas gavetas? Todas essas informações espalhadas geram umacerta desorganização no ambiente de trabalho. Com a redução do uso de papel,esses problemas diminuem drasticamente.
Osarquivos digitais ocupam menos espaço do que os armários de arquivo se estendempelo espaço do escritório. Ou seja, uma empresa paperless costuma ser maisorganizada e todos os funcionários podem acessar as informações necessáriasatravés de um sistema digital – que facilita a busca de dados.
3. Rápido acesso àinformação
Imagineque um cliente ligue perguntando quando vence a sua próxima parcela dopagamento. Se você precisar examinar diversas gavetas repletas de documentospara encontrar a resposta, talvez seja hora de usar um sistema de arquivamentosem papel.
Umaempresa paperless não precisa separar montanhas de documentos para encontrardocumentos. Com um sistema de arquivamento baseado em nuvem, você poderáacessar dados de qualquer dispositivo com uma conexão com a internet.
4. Transferência deinformações entre os funcionários
Compartilharinformações entre sua equipe é uma parte fundamental de ter um negócio desucesso. Mas quando a principal forma de comunicação são bilhetes rabiscadosque frequentemente são extraviados, transferir conhecimento pode ser difícil.
Usarferramentas de colaboração digital não apenas reduz o papel no escritório, mastambém facilita o compartilhamento e a circulação de informações. Isso podemelhorar o trabalho em equipe, incentivar a inovação e impedir o acúmulo detarefas.
Asferramentas online permitem que os funcionários compartilhem documentos, pastase projetos usando um sistema eficiente. Os funcionários podem colaborar nanuvem em vez de esperar que os colegas de trabalho entreguem os arquivos empapel.
5. Backupsautomáticos
Quandovocê acidentalmente joga fora um papel importante, ele geralmente desaparecepara sempre. No entanto, gerenciamento de arquivos eletrônicos permite váriospontos de backup. Os dados podem ser salvos em pen drives, na nuvem ou em umdisco rígido externo.
6. Segurança dedados
Osclientes sempre ficarão preocupados com a privacidade e a proteção de dados, oque exige que as empresas respondam implementando procedimentos de segurança dedados adequados, além de armários de arquivamento bloqueados e trituradores depapel. Porém, esse é um problema que pode ser resolvido com sistemas de gestãoeletrônica de documentos, que armazenam as informações na nuvem – sempreprezando pela segurança dos dados.
7. Redução decustos
Tornar-seuma empresa paperless pode levá-lo a uma redução significativa de despesas. Oscustos que podem ser diminuídos são variados: papéis, cartuchos de tinta,compra ou manutenção de equipamentos – como impressoras, copiadoras ouaparelhos de fax.
Como se tornar umaempresa paperless?
Vocêficou interessado em tornar a sua empresa paperless? Veja algumas dicas quepodem ajudá-lo nesse processo:
- Comece a adotar sistemas digitais para acomunicação interna em vez de papéis impressos;
- Provoque uma mudança de comportamento em todosos funcionários – fazendo uma transição para o formato digital;
- Redesenhe o fluxo de processos internos paraincluir o uso de documentos e informações em formato eletrônico;
- Invista em um software de gestão eletrônica dedocumentos que facilite o armazenamento e gerenciamento das suas informações emformato digital.
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