Vocêjá tirou um instante para planejar a gestão de documentos para supermercados?Em meio a tantos processos importantes nessas empresas – como a gestão deestoque, marketing, controle financeiro e relacionamento com fornecedores – osdocumentos nem sempre recebem a atenção necessária.
Porém, é cada vez mais comum que as redes de supermercados se voltem para o gerenciamento de documentos por várias razões. Principalmente por conta da evolução das soluções digitais, ocorre um movimento que em direção aos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos como um meio de ajudar os escritórios a operar sem papel.
Querentender melhor por que você deveria investir na gestão de documentos parasupermercados e apostar na tecnologia para otimizar esses processos? Entãoconfira neste artigo.
A gestão dedocumentos sem papel
Você já teve que lidar com armários e gavetas lotados de papéis? Procurar por uma informação necessária em meio a pilhas de documentos é uma tarefa que demanda bastante tempo – e está muito sujeita a falhas.
Com a evolução da tecnologia, começaram a surgir os escritórios sem papel. Ou seja, é feita a digitalização dos documentos para facilitar o seu gerenciamento por meio de plataformas eletrônicas. Qualquer organização que decide investir na modernização desses processos pode obter uma vantagem significativa sobre os concorrentes do setor.
Umarede de supermercados possui um grande volume de informações circulandodiariamente. Controlar todos esses documentos poderia ser uma tarefa quaseimpossível quando essas informações eram armazenadas em mídia física ou ficavamguardadas em apenas um computador. Porém, a possibilidade do armazenamento nanuvem tornou a gestão dos documentos mais prática e eficiente.
Os benefícios dagestão de documentos para supermercados
Agestão de documentos para supermercados é uma rotina que pode promover váriosbenefícios para essas empresas. Os impactos de ter acesso facilitado às informaçõesnecessárias no dia a dia e garantir a segurança desses dados são muito amplos.
Vejaos principais benefícios da gestão de documentos para supermercados:
Redução do uso edos custos do papel
Paraqualquer empresa que considere a adoção de um software de gerenciamento dedocumentos, o pensamento de ficar sem papel é um grande atrativo. Desdeempresas que simplesmente não querem mais lidar com arquivos até aquelas quebuscam iniciativas sustentáveis ou ecológicas, as práticas sem papel fazem muitosentido.
Omundo do varejo é extremamente competitivo, certo? Qualquer diferencial pode setransformar em uma grande vantagem competitiva em relação aos concorrentes. E aredução de custos operacionais certamente é um desses diferenciais.
Porisso, vale a pena procurar qualquer opção que os varejistas tenham para reduzircustos, e o uso de papel costuma ser uma despesa desnecessariamente grande.Entre faturas de fornecedores, formulários de remessa, arquivos defuncionários, recebimentos, formulários de inventário e outros arquivos, umsupermercado usa muito papel. Ao modernizar a gestão de documentos parasupermercados, você tem uma chance de reduzir o uso de papel e os custosassociados a ele.
Gerenciamento deprocessos de negócios
Comtodos os documentos armazenados em formato digital, torna-se possívelautomatizar diversos processos de negócios – incluindo contas a pagar,relatórios semanais de folha de pagamento, inspeções de segurança, apólices deseguro, gerenciamento de caixa e muito mais.
Dessaforma, a gestão documental não apenas reduz os custos para os negócios, comotambém libera os funcionários para gastar seu tempo com atividades maisprodutivas – gerando um impacto mais relevante na estrutura da empresa.
Aumento dasegurança
Manter informações confidenciais em um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a garantir que as informações sejam mantidas em segurança. Afinal, um supermercado armazena diversos dados confidenciais e o acesso por terceiros poderia causar graves problemas.
As soluções de gerenciamento de documentos permitem proteger informações confidenciais de várias maneiras, incluindo o uso de configurações de permissão que permitem apenas que usuários autorizados acessem determinados documentos. Esses sistemas também podem rastrear quem acessa esses documentos e quando, para que você sempre fique por dentro de quem está manipulando as informações.Você já conhecia a importância de investir na gestão de documentos para supermercados? Está disposto a investir na modernização desses processos na sua organização? Então conheça o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil
