Vocêjá conhece os principais documentos para empresas de transporte e logística? Asorganizações de todos os ramos de atuação precisam lidar com a gestãodocumental, mas para os negócios que fazem o transporte de cargas essa é umarotina ainda mais importante. Afinal, existem documentos obrigatórios para queo serviço seja autorizado.
Portanto,além de afetar nas operações internas da empresa, a gestão de documentos tambémafeta no desempenho operacional das empresas de transporte e logística. Quantomais eficiente for o gerenciamento dos documentos, mais eficiente essa empresapode se tornar.
Nesteartigo vamos entender melhor quais são os principais documentos para empresasde transporte e logística. Acompanhe.
Principaisdocumentos para empresas de transporte e logística
Osprincipais documentos para empresas de transporte e logística englobam umasérie de documentos: contratos, documentação dos veículos, folhas de pagamento,rotinas internas, entre muitos outros. Porém, o destaque fica com os documentosque são obrigatórios para o transporte de cargas:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-E). A notafiscal é um documento obrigatório que deve ser emitido na compra e venda dequalquer produto ou serviço – incluindo a prestação do serviço de transporte.Esse documento registra detalhes sobre a transação e impostos recolhidos.
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica(DANFE). O DANFE é a versão em papel da NF-E e serve para facilitar oacesso às informações da nota fiscal eletrônica. Esse é um documento logísticoobrigatório para as transportadoras, pois não é permitido legalmente que umacarga circule sem um documento que a acompanhe.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-E).O CT-E tem o objetivo de documentar fiscalmente um serviço de transporteprestado. Trata-se de um documento parecido com a nota fiscal, porém elerefere-se à prestação de serviço de transporte de carga feito por qualquermodal.
- Documento Auxiliar do Conhecimento deTransporte Eletrônico (DACTE). Assim como acontece com a NF-e, o CT-etambém possui um documento auxiliar que atua como sua representação física – etambém deve acompanhar a carga.
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais(MDF-E). O MDF-E é o documento que compila as informações e característicasde carga em um único documento – devendo ser utilizado em cargas que tenhammais de uma NF-E e um CT-E. O seu objetivo é de minimizar a burocracia eagilizar a fiscalização.
- Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico deDocumentos Fiscais (DAMDFE). Trata-se da cópia física que serve comoregistro auxiliar do MDF-E.
Desafios dasempresas de logística e distribuição
Umdos objetivos mais importantes da logística moderna é vincular todos osprocessos organizacionais em um único fluxo de informações – incluindo vendas,produção e entrega. Uma visão global da logística permite que você tomemelhores decisões e compartilhe informações com outras partes interessadas commais eficiência.
Asempresas de logística e distribuição monitoram historicamente o movimento deseus produtos, mas isso já não é suficiente por si só para garantir o nível deserviço que os clientes de hoje esperam. Eles também devem executar outrastarefas enquanto os produtos estão em trânsito, como monitorar inventário e manipularpagamentos. Além disso, os sistemas de logística devem implementar uma soluçãoque automatize processos, como comunicação com os clientes, revisão de pedidose gerenciamento de documentos.
Umatendimento de pedido único geralmente envolve milhares de ações individuais,algumas das quais são desnecessárias. E tudo isso passa pela gestão dosdocumentos para empresas de transporte e logística.
Alémde conseguir emitir e gerenciar adequadamente os documentos obrigatórios queacabamos de analisar, é importante garantir que o acesso às informaçõesnecessárias no dia a dia de trabalho estejam facilmente disponíveis. É dessaforma que os processos podem ser integrados para maximizar a produtividade eoferecer uma experiência de qualidade ao cliente.
Benefícios deutilizar um software de Gestão Eletrônica de Documentos
A principal forma de otimizar a gestão dos documentos para empresas de transporte e logística é com um software de Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se da migração dos documentos para o formato digital e sua organização em uma única plataforma.
Aadoção dessa solução digital gera diversos benefícios para o seu negócio:
- Aumento da produtividade
- Gerenciamento dos documentos obrigatórios
- Redução do erro humano
- Redução de custos
- Melhoria do relacionamento dos funcionários
- Aumento da segurança
- Redução do risco de danos e perdas
- Colaboração da equipe
- Integração de processos
Você já conhecia os principais documentos para empresas de transporte e logística? Quer utilizar um sistema digital para otimizar o gerenciamento desses documentos? Então conheça o MegaGED – o software de Gestão Eletrônica de Documentos com o melhor custo-benefício do Brasil.
