Ao decidir mudar para um escritório sem papel, você pode se deparar com diversos termos semelhantes e bastante confusos. Existem várias palavras diferentes que podem ser usadas alternadamente, sem definições claras para o que elas realmente significam. Entre esses termos estão digitalização e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Entretanto, apesar de parecerem se referir a uma mesma finalidade, digitalização e GED não podem ser confundidos. Neste artigo vamos compreender melhor quais são as diferenças entre esses termos!
Uma solução de digitalização é igual a um sistema GED?
Um equívoco comum que encontramos é que as pessoas acreditam que, quando estão usando algo como uma solução de digitalização ou captura, é o mesmo que um sistema GED. Porém, isso quase nunca acontece, pois são coisas totalmente diferentes.
Um sistema GED existe para ajudar o usuário a arquivar documentos e, em seguida, encontrar esses mesmos documentos juntamente com muitos outros benefícios importantes – como controle de versão, fluxos de trabalho e mecanismos de segurança.
Uma solução digitalização, por outro lado, é bastante útil para levar os documentos até um sistema digital. E apenas isso. Depois do processo de digitalização ainda é preciso decidir como os documentos serão armazenados e gerenciados.
Portanto, podemos compreender a digitalização como uma porta de entrada ao sistema GED. Porém, somente o processo de digitalização fica muito longe de resolver as complicações que surgem de uma má administração dos documentos de uma empresa.
Diferenças entre digitalização e GED
Para facilitar a compreensão das diferenças entre digitalização e GED, vamos analisar os conceitos desses termos:
Sistema GED
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, ou GED, é um sistema no qual os documentos são digitalizados, indexados e inseridos em um banco de dados que é disponibilizado em uma rede para acesso por um grupo de usuários.
A digitalização de seus documentos permite indexar seus arquivos, facilitando a recuperação e a manutenção de documentos digitais, pois cada documento é indexado e pesquisável.
Porém, um sistema GED vai muito além de reunir vários documentos digitais em um computador. Trata-se de uma plataforma com hospedagem na nuvem que permite o acesso às informações em tempo real por meio de qualquer dispositivo móvel.
Com base nisso, toda sua equipe pode acessar os documentos e trabalhar em conjunto – sem perder tempo procurando pela documentação.
Digitalização
A digitalização de documentos significa que você está pegando uma versão em papel de algo e convertendo-a em um arquivo digital.
Trata-se de uma maneira de se livrar das pilhas de documentos em papel que estão no seu escritório. Porém, essas informações são apenas levadas para o formato digital sem qualquer preocupação com o seu gerenciamento posterior – que é exatamente o que um sistema GED pode oferecer.
Nem todos os sistemas GED são iguais, mas qual é a diferença?
Nem todas as soluções GED são iguais. Na verdade, não é incomum que esse termo seja usado fora de contexto. É comum vermos cenários em que os clientes têm documentos salvos na nuvem usando vários produtos e acham que possuem um sistema de gestão documental, quando não é essa a solução que possuem em mãos.
A maioria dos sistemas em nuvem oferecidos gratuitamente ou a baixo custo é simplesmente uma solução de armazenamento de documentos, e não um GED.
O sistema de gestão de documentos normalmente possui recursos que não apenas ajudam no arquivamento e na localização de documentos, mas também como esses documentos são realmente usados. Por exemplo, fluxos de trabalho, atribuições, anotações, controle de versão, segurança e restrições, conformidade e muito, muito mais.
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todos esses recursos e muito mais:
- Compartilhamento
- Central de Notificações
- Armazenamento em nuvem
- Indexação
- Manipulação de PDF
- Divisão por pastas com diferentes tipos de acesso
- Versionamento de documentos
- Trilha de Auditoria
- Fluxo Documental
- Aviso de Vencimento
- Busca Amigável
- Níveis de Acesso
- Controle de Acesso por Horário
- Controle de Acesso por IP
- Login por AD (Active Diretory)
Você já conhecia a diferença entre digitalização e GED? Está preparado para usar um sistema completo para gerenciar os documentos da sua empresa? Então entre em contato com a equipe do MegaGED.
