As assinaturas digitais estão mudando a forma como muitas empresas fazem negócios. A mudança de assinaturas tradicionais de tinta úmida para o formato digital economiza tempo e dinheiro ao mesmo tempo em que simplifica os processos. Mas será que está na hora de implementar assinatura digital na sua empresa?
Muitos empresários ficam na dúvida sobre o momento ideal para incorporar essa tecnologia. Por isso, separamos quatro sinais indicadores de que sua empresa está pronta para implementar assinatura digital. Confira!
4 sinais de que está na hora de implementar assinatura digital
1. Seu escritório está acorrentado à impressora
Apesar do impulso para operações de negócios sem papel, o uso de papel na verdade mais do que dobrou nos últimos 20 anos, de acordo com o Paperless Project.
Considere a frequência com que um único documento deve ser compartilhado entre colegas de trabalho. O Paperless Project relata que uma folha de papel média é copiada pelo menos 9 vezes. Se a impressora do seu escritório tem um zumbido constante de impressão e cópia, pode ser hora de recorrer às assinaturas digitais.
As assinaturas digitais permitem que contratos e acordos sejam assinados digitalmente, reduzindo significativamente a quantidade de papel necessária para operar um negócio. Os documentos executados também podem ser compartilhados e vistos por várias pessoas, sem nunca tocar em uma copiadora.
Não apenas as operações de negócios seriam mais fáceis com a redução do tempo gasto empurrando o papel, mas as empresas também reduziriam os custos associados à impressão e envio de documentos para assinatura. Só nos EUA, as empresas gastam até 3% da receita em papel, e isso não inclui o custo do tempo gasto para um documento ser enviado, assinado e devolvido. As assinaturas digitais simplificam o processo de assinatura e fornecem um rápido retorno do investimento.
2. Suas operações de negócios são ineficientes
As ineficiências do local de trabalho, que podem afetar os processos de vendas, integração do cliente, faturamento, arquivamento e outras operações, podem custar às empresas até 30% de sua receita anual por ano.
É por isso que é importante identificar as áreas que podem ser simplificadas para causar o maior impacto – as formas como uma empresa atende seus clientes e os resultados financeiros de uma empresa. Se os procedimentos em papel demorarem mais do que deveriam, pode ser hora de implementar assinatura digital no seu negócio.
As assinaturas digitais podem simplificar as tarefas de escritório, tanto interna quanto externamente, reduzindo o tempo e a energia gastos para que os documentos sejam assinados, aprovados, processados e enviados às respectivas partes. Isso porque os documentos podem ser assinados e enviados instantaneamente, onde quer que haja uma conexão com a internet.
3. Seu mercado espera conveniência
Outro sinal de que é hora de sua empresa implementar assinatura digital é que a proficiência técnica é esperada por seu público consumidor. As gerações mais jovens se acostumaram com a simplicidade oferecida pela tecnologia.
Pegue o setor de serviços financeiros, por exemplo: 33% dos jovens da geração Y (idades de 14 a 25) e 49% dos mais velhos (de 26 a 31 anos) usam serviços bancários móveis semanalmente, conforme relatado pelo Wall Street Journal.
Os consumidores de hoje procuram organizações em que possam confiar e que ofereçam métodos convenientes de interação. Se o público jovem é um de seus mercados-alvo, usar assinaturas digitais é uma obrigação.
4. Sua empresa lida com muitas informações confidenciais
Se sua empresa lida com frequência com informações confidenciais – como informações financeiras, números de previdência social, números de contas ou informações pessoais de saúde – implementar assinatura digital é escolha inteligente.
Isso ocorre porque as assinaturas digitais seguras oferecem vários métodos de autenticação antes de assinar ou acessar documentos e dados confidenciais. Outros recursos essenciais incluem a capacidade de verificar assinaturas de forma independente, tecnologia à prova de violação que o notifica automaticamente se houver alterações em um documento depois de assinado e trilhas de auditoria abrangentes que rastreiam todas as partes do processo de assinatura, incluindo quem está revisando e assinando os documentos e quando.
Você identificou algum dos sinais de que está na hora de implementar assinatura digital na sua empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
