Você já notou como a ineficiência na gestão de documentos pode custar caro para a sua empresa? São vários pequenos gastos que vão se acumulando ao longo das semanas e podem causar um impacto expressivo no orçamento anual de uma organização.
Os custos para emitir novamente documentos perdidos, as multas por falta de documentação no cumprimento de obrigações legais, todo o tempo perdido para localizar informações no dia a dia de trabalho… tudo isso gera custos para o caixa da sua empresa.
Quer entender melhor por quais motivos a sua empresa pode estar perdendo dinheiro com a ineficiência na gestão de documentos? Confira neste artigo.
Complicações comuns da ineficiência na gestão de documentos
A maioria das empresas costuma enfrentar problemas comuns que diminuem drasticamente sua eficiência operacional:
- Os documentos são mal gerenciados e armazenados em todo o lugar (nunca em um local central).
- Acesso limitado ou inexistente aos documentos quando os funcionários realmente precisam, especialmente quando estão fora do escritório.
- Os funcionários passam boa parte do dia pesquisando documentos e transferindo-os de uma pessoa para a outra.
- Existem tantas versões que eles nunca sabem qual usar.
Além de afetar a produtividade de toda a organização, essa confusão toda vai gerando custos extras ao longo das operações do dia a dia – comprometendo o crescimento da organização em longo prazo.
Eventualmente, a bagunça se torna tão frustrante que as empresas chegam à conclusão de que precisam de um novo sistema para armazenar seus arquivos. O Dropbox e o Google Drive geralmente são as primeiras soluções encontradas, porque pelo menos seus arquivos serão armazenados na nuvem e facilmente acessíveis, certo?
Errado. Esses tipos de sistemas de armazenamento de documentos online não são o que você precisa.
Embora permitam às empresas colocar seus documentos em um local central e colocar um band-aid em algumas das complicações, eles não resolvem o problema do processo de gerenciamento de documentos. Mais cedo ou mais tarde, as empresas voltam a sofrer dos mesmos problemas.
Antes de gastar tempo e recursos transferindo arquivos de um sistema para o outro, é essencial primeiro mapear o processo do seu documento. Que tipos de documentos você possui e como eles se movem por toda a organização?
Depois que você souber disso, poderá começar a resolver o problema raiz – e, finalmente, criar um ambiente de trabalho mais eficiente.
Como solucionar os problemas de ineficiência na gestão de documentos?
Utilizar um software de gestão documental é a melhor forma de parar de perder dinheiro e acabar com os problemas de ineficiência na gestão de documentos. Trata-se do uso da tecnologia necessária para centralizar todas informações e facilitar o acesso às pessoas autorizadas.
Quer entender melhor como isso funciona? Então veja como um sistema digital permite acabar com os principais problemas de ineficiência na gestão de documentos:
1. Problema: Os processos que exigem que os documentos em papel sejam fisicamente transferidos de uma pessoa para a outra podem levar muito tempo.
Solução: Os documentos eletrônicos podem se mover instantaneamente pelos diferentes departamentos, resultando em processos mais rápidos e deixando mais tempo para outros aspectos do seu trabalho.
2. Problema: Se uma pessoa importante no fluxo de processos estiver fora da cidade, esse fluxo de trabalho será interrompido até que ela retorne ao trabalho para assinar um documento ou atualizá-lo.
Solução: Com um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos, a documentação pode ser aprovada ou atualizada pelas pessoas necessárias à distância – sem a necessidade de travar todo o fluxo de processo.
3. Problema: Há tempo e custos de mão de obra associados ao arquivamento manual de documentos devido a uma possível perda ou extravio.
Solução: Com um software de gestão documental, não deve haver problemas com a perda ou extravio de arquivos digitais e, mesmo que alguém exclua um documento, você ainda poderá recuperá-lo.
4. Problema: Os processos manuais estão desatualizados ou não têm medidas de segurança – os arquivos estão rapidamente desatualizados.
Solução: Seus documentos se tornarão mais facilmente pesquisáveis e acessíveis às pessoas com permissões.
5. Problema: Os documentos não são facilmente editáveis e devem ser impressos novamente se houver algum erro.
Solução: Qualquer edição necessária de seus documentos pode ocorrer instantaneamente. Esse processo permite reduzir frustrações ou perda de tempo que podem ser gastos na tentativa de recriar um documento já existente.
6. Problema: Os funcionários nunca sabem se têm a versão mais atual de um documento durante o processo de edição.
Solução: O controle de versão permite que todas as pessoas com permissão para acessar o documento tenham a capacidade de saber se possuem ou não a versão mais recente.
E, então, a sua empresa está perdendo dinheiro com a ineficiência na gestão de documentos? Está disposto a mudar essa realidade? Então conheça o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil.
